Entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.

Caso seja o seu primeiro acesso, isto significa que você ainda não recebeu nenhum processo ou expediente eletrônico.

Você pode trabalhar normalmente, mas é preciso informar ao Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.

Este número é o código da Unidade Administrativa onde você está lotado

Não. A digitalização (escaneamento) de um processo físico em andamento depende de autorização do Comitê Técnico do Processo.Rio, requerida pelo Ponto Focal do órgão, mediante justificativa e, desde que o tipo documental já tenha sido migrado para o Processo.Rio.

Na tela inicial do sistema, clique no botão “CRIAR DOCUMENTOS”, e na página seguinte use um modelo referente a processo.

Sim, desde que no momento da criação você insira a matrícula da pessoa que vai assinar no campo “Subscritor” (2ª campo a ser preenchido no novo documento).

Um documento só poderá ser alterado/editado antes de ser assinado.

Sim. Para isso, após a elaboração do documento, o SUBSCRITOR, antes de assinar, deve acionar o botão “DEFINIR PERFIL” e indicar a matrícula do funcionário e marcá-lo no perfil “REVISOR”. O documento surgirá na tela de trabalho do outro agente na situação “COMO REVISOR”. Este deverá entrar no documento, conferir e editá-lo (caso necessário). Após a conferência, o revisor deverá acionar o botão “FINALIZAR”. Assim, o documento será disponibilizado ao agente responsável pela a assinatura para sua continuidade (assinatura e tramitação).

Digite o número completo do documento que deseja fazer referência, no momento da criação do texto. Dessa forma, será criado um hyperlink permitindo que o leitor clique e consulte o documento em outra tela.

Você preencheu o campo DESTINATÁRIO o que fez com que seu documento fosse automaticamente tramitado. Veja o seu documento na situação TRANSFERIDO DIGITAL. Atenção: O documento ficará nesta situação até que seja recebido pelo destinatário. Quando o destinatário abrir o documento, o mesmo desaparecerá desta situação.

Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formato PDF, de tamanho inferior a 10 MB cada.

Na tela do documento, clique no botão “Ver Dossiê”. Você poderá visualizar todo o documento, baixar ou imprimir.

Sim. Quando criamos um documento, o campo subscritor vem preenchido com os dados do usuário logado. Este dado pode ser alterado enquanto o documento não for assinado.

O rascunho de um documento poderá ser gravado utilizando a funcionalidade PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. Ao finalizar o texto, acesse essa funcionalidade localizada na própria tela de criação do documento, clique em ADICIONAR e nomeie o rascunho.

O limite é de 200 documentos por volume.

Com o documento que deseja replicar em tela e assinado, clique no botão “CRIAR VIAS”.  O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Entretanto, a criação de vias só é recomendada nos casos em que estas sejam consideradas extremamente necessárias. Cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.

Só podemos utilizar a função CRIAR VIAS em EXPEDIENTES (esta função não pode ser utilizada em processos). Abra o documento que deseja criar a via, e selecione a funcionalidade no menu de botões oferecido acima do documento.

Para criar múltiplos processos, entre no processo desejado e utilize a função CRIAR SUBPROCESSO.

Subprocesso ou Documento Filho é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.

A funcionalidade ANEXAR é a única que podemos utilizar para inserir um documento externo (não produzido pelo sistema Processo.Rio), como parte integrante do processo.

A funcionalidade JUNTAR refere-se à juntada no corpo processual, de documentos que são produzidos no Processo.Rio (exemplo: despachos, pareceres).

A funcionalidade APENSAR é utilizada para unir dois processos de assuntos que são correlatos e que necessitam caminhar juntos.

A funcionalidade VINCULAR é utilizada para fazermos referência a um processo. Essa referência não fará com que os processos caminhem juntos, apenas poderão ser consultados facilmente, como referência, na caixa: DOCUMENTOS RELACIONADOS.

Não é possível recuperar um documento auxiliar que foi cancelado. Para que não perca o conteúdo, vá na funcionalidade ARQUIVOS AUXILIARES e faça o download do documento, antes de cancelá-lo.

Pode ser inserido qualquer tipo de extensão

Não. A tramitação só poderá ser realizada com o documento assinado.

Após o documento estar assinado, o mesmo assumirá o status “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção TRAMITAR. Será apresentada a seguinte tela:

● Preencha com os dados do destinatário (neste momento é possível estabelecer um prazo para a devolução do documento).
● Clique no Botão “OK”
● A tramitação foi realizada (não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação)

Caso no momento da assinatura do documento, o destinatário já tenha sido preenchido, a opção para tramitar já virá marcada facilitando o trabalho do usuário.

Os documentos já tramitados aparecem na situação Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema. Esta situação também é conhecida como a antiga Caixa de Saída.

Não

Utilize o recurso DESFAZER TRANSFERÊNCIA.

Obs.: Esta ação somente é possível ser feita caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua unidade

O destinatário deverá realizar outra tramitação devolvendo o documento enviado por engano.

Sim. No momento da tramitação, no campo seguinte ao DESTINATÁRIO, clique nos três pontinhos para abrir a busca de órgãos e usuários do sistema.

Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.

Para receber o documento, simplesmente clique para abrir qualquer um deles.

Neste momento, o recebimento foi realizado.

Atenção: o sistema não apresentará nenhuma mensagem.

Existem várias tarefas que podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.

Para exibir o menu onde poderá ser selecionado as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:

Para executar estas tarefas, clique em DOCUMENTOS

As tarefas que podem ser executadas em lote são:

• Transferir em Lote
• Receber em Lote
• Anotar em Lote
• Assinar em Lote
• Arquivar em Lote
• Arquivar Intermediário em Lote
• Arquivar Permanente em Lote

Por meio destas opções é possível executar a mesma ação em mais de um documento ao mesmo tempo. Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.

Receber em Lote: acesse PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.

Para realizar a pesquisa direta, digite o número completo do documento na barra azul. A composição do número traz informações da origem do processo, tipo do processo, ano e número sequencial. Caso você esteja procurando um documento do seu órgão, não é necessário digitar a sigla nem os zeros à esquerda do número do documento. Para pesquisas mais detalhadas e com filtros de busca, utilize o botão PESQUISA, localizado no conjunto de botões na parte inferior da página.

Clique em MENU > ADMINISTRAÇÃO > GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS, e escolha o titular e o possível substituto. Caso esta funcionalidade não esteja disponível para seu perfil, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão.

O sistema disponibiliza botões de ação quando abrimos um documento. Porém, a funcionalidade ARQUIVAMENTO só estará disponível para usuários com perfil de gestão documental.

Apenas os processos criados na plataforma Processo.Rio poderão ser encontrados a partir da busca. Os processos criados na plataforma possuem o formato SSSPPPAAAA/XXXXX

Onde:

SSS é o conjunto de letras que identifica a secretaria ou órgão da Administração Indireta. (SMC para Secretaria Municipal de Cultura, por exemplo).

PPP é o conjunto de letras que indica a espécie documental (PRO para processo, por exemplo)

AAAA – são quatro números que representam o ano de abertura.

XXXXX – é a faixa numérica sequencial de processos dentro de um Órgão, por tipo de processo, reiniciada a cada ano

Caso o processo tenha o formado 00/000.000/0000, significa que foi criado na plataforma antiga e ainda não foi migrado para a nova. A busca, nesse caso, deverá ocorrer em http://www2.rio.rj.gov.br/sicop/sicop.asp

Os primeiros processos cadastrados na plataforma, ainda em fase piloto, em vez de apresentarem os endereços de validação corretos, mostram um endereço com o formato:

http://localhost/sigaex/autenticar.action?n=000-0000

Os processos mais novos tem essa função corrigida, mas, nos casos em que foram gerados com esse endereço de validação, não há como alterar o registro. Nesse caso, sugere-se a substituição do termo “localhost” da URL acima por acesso.processo.rio . Desta forma, a URL ficará conforme a seguir e a validação do documento será possível:

http://acesso.processo.rio/sigaex/autenticar.action?n=000-0000

Nesse caso, o usuário será levado para uma tela como a apresentada a seguir. No campo “Número de Referência” deverá ser colocado o numero de 7 dígitos separado por traço que consta da URL original, colocada acima.

Deve ser avaliado se não é possível constituir um modelo que atenda a necessidade ou alterar o existente. Caso não tenha, de fato, como atender a demanda com o modelo documental, encaminhe a questão ao Comitê Processo.rio através do Ponto Focal do órgão. Será decidida a criação de novo formulário ou a possibilidade de realizar o upload do documento externo.