1 - COMO ACESSAR O SISTEMA
Procure utilize o navegador Google Chrome. O endereço da página para acesso é http://www.processo.rio.
Somente os funcionários que estejam com sua matrícula ativa e possuam e-mail institucional podem acessar o sistema. Se essas condições não estão atendidas, procure seu agente de Recursos Humanos ou o Gestor de Correio do seu órgão. Não será permitido o uso de e-mails particulares para acessar o sistema Processo.rio.
Caso o sistema esteja em manutenção, um aviso será publicado na página.
2 - COMO CRIAR O LOGIN
Clique na opção “Sou um novo usuário” na tela de login. Siga as instruções de formação do login: sigla do órgão e matrícula (com a faixa, se for o caso) e o CPF. Clique em OK para receber a senha no e-mail institucional. Esta senha poderá ser trocada.
3 - QUAL A COMPOSIÇÃO DO LOGIN
Identificação do Órgão (sigla com as letras) + Faixa de matrícula, quando houver + matrícula (dígitos após a barra, sem sinais gráficos).
Se a faixa de matrícula do órgão estiver em branco, não utilize nenhum número.
Exemplo:
Empresa Municipal de Informática S.A: IPL
Faixa de Matrícula (FM): 2
Matrícula: 612.345-6
Para este usuário, a identificação para acessar o sistema será: IPL26123456
Obs. A Faixa de Matrícula está definida no Decreto 16.100/97 e o detalhamento está explicitado no Quadro de Definição de Faixa de Matrícula, conforme abaixo:
NOME | SIGLA | FM |
Agência de Fomento do Município do Rio de Janeiro S.A. / FOMENTA RIO | FOM | |
Centro de Feiras, Exposições e Congressos do Rio de Janeiro / RIO CENTRO S.A. | CEN | 1 |
Companhia Carioca de Securitização / RIO SECURITIZAÇÃO | RSC | |
Companhia de Desenvolvimento Urbano da Região do Porto do Rio de Janeiro / CDURP | POR | |
Companhia de Engenharia de Tráfego do Rio de Janeiro / CETRIO | CET | 1 |
Companhia Municipal de Energia e Iluminação / RIOLUZ | LUZ | 2 |
Companhia Municipal de Limpeza Urbana / COMLURB | CLB | 4 |
Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro / CGM | CGM | |
Distribuidora de Filmes S.A. / RIOFILME | FIL | 1 |
Empresa de Turismo do Município do Rio de Janeiro / RIOTUR | TUR | 2 |
Empresa Municipal de Artes Gráficas S.A. / IMPRENSA DA CIDADE | IC | 4 |
Empresa Municipal de Informática S.A. / IPLANRIO | IPL | 2 |
Empresa Municipal de Multimeios Ltda. / MULTIRIO | MUL | 1 |
Empresa Municipal de Urbanização / RIO-URBE | URB | 3 |
Empresa Pública de Saúde do Rio de Janeiro S/A / RIOSAUDE | RSU | 4 |
Fundação Cidade das Artes / CIDADE DAS ARTES | ART | |
Fundação Instituto das Águas do Município do Rio de Janeiro / RIOAGUAS | AGU | |
Fundação Instituto de Geotécnica do Município do Rio de Janeiro / GEORIO | GEO | 1 |
Fundação Jardim Zoológico da Cidade do Rio de Janeiro / RIOZOO | ZOO | |
Fundação Parques e Jardins / FPJ | FPJ | 1 |
Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro / PLANETÁRIO | PLA | 3 |
Gabinete do Prefeito / GBP | GAB | |
Guarda Municipal do Rio de Janeiro / GMRIO | GM | |
Instituto de Previdência e Assistência do Município do Rio de Janeiro / PREVIRIO | PVR | 1 |
Instituto Municipal de Urbanismo Pereira Passos / IPP | IPP | |
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro / PCRJ | RIO | |
Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro / PGM | PGM | |
Secretaria Especial da Juventude Carioca / JUV-RIO | JUV | |
Secretaria Especial de Ação Comunitária / SEAC-RIO | COM | |
Secretaria Especial de Cidadania / SECID | CID | |
Secretaria Especial de Políticas e Promoção da Mulher / SPM-RIO | LHE | |
Secretaria Mun. de Desenvolvimento Econômico, Inovação e Simplificação / SMDEIS | EIS | |
Secretaria Municipal da Pessoa com Deficiência / SMPD | DEF | |
Secretaria Municipal de Assistência Social / SMAS | ASS | |
Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia / SMCT | TEC | |
Secretaria Municipal de Conservação / SECONSERVA | CSV | |
Secretaria Municipal de Cultura / SMC | SMC | |
Secretaria Municipal de Educação / SME | SME | |
Secretaria Municipal de Esportes / SMEL | ESL | |
Secretaria Municipal de Fazenda e Planejamento / SMFP | SMF | |
Secretaria Municipal de Governo e Integridade Pública / SEGOVI | GOV | |
Secretaria Municipal de Habitação / SMH | HBT | |
Secretaria Municipal de Infraestrutura / SMI | IFR | |
Secretaria Municipal de Meio Ambiente da Cidade / SMAC | MAB | |
Secretaria Municipal de Ordem Pública / SEOP | EOP | |
Secretaria Municipal de Planejamento Urbano / SMPU | SMU | |
Secretaria Municipal de Proteção e Defesa dos Animais / SMPDA | ANI | |
Secretaria Municipal de Saúde / SMS | SMS | |
Secretaria Municipal de Trabalho e Renda / SMTE | TRA | |
Secretaria Municipal de Transportes / SMTR | MTR | |
Secretaria Municipal do Envelhecimento Saudável, Qualidade de Vida / SEMESQV | QVE | |
Vice-Prefeitura | VP |
4 - COMO USAR A SENHA
Após receber a senha no e-mail institucional, evite colar com uso do CTRL-V. Use a função COLAR COMO TEXTO SEM FORMATAÇÃO disponibilizada ao se clicar no botão direito do mouse.
Para trocar a senha, acesse o sistema com a senha enviada, e vá em MENU => Administração => Trocar senha.
Caso esta funcionalidade não esteja aparecendo, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que verifique a configuração do seu perfil.
Caso tenha esquecido a senha, acesse a página inicial do sistema, clique em ESQUECI MINHA SENHA e preencha as informações solicitadas. A senha será enviada para o e-mail institucional.
5 - COMO TRATAR ERROS DE ACESSO
Se ao tentar logar, receber a mensagem “Ocorreu um erro tentando localizar a identidade do usuário”, verifique se a matrícula inserida está correta. Se receber a mensagem: “Falha de autenticação!”, verifique se a senha inserida está correta. Caso não lembre da senha, clique no botão ESQUECI A SENHA e siga as instruções anteriores.
Se for o primeiro acesso, clique no botão SOU UM NOVO USUÁRIO e siga as instruções.
Em caso de dificuldades, necessidade de suporte ou erros na página, reporte o problema em http://iplanfacilweb.rio.rj.gov.br/ ou encaminhe e-mail com o relato para atendimento.iplanrio@rio.rj.gov.br
1 - COMO É COMPOSTO O QUADRO DE EXPEDIENTES E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Os documentos encaminhados para o login ou a lotação serão indicados nas colunas Atendente e Lotação.
Caso a tela inicial apareça vazia e não apareça nenhum documento na mesa, é porque não houve nenhuma tramitação para o usuário.
Se houver algum erro e os quadros nem aparecem, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.
Se na tela inicial aparecer a mensagem em vermelho “MÓDULO NÃO ENCONTRADO”, pode trabalhar normalmente, mas é preciso informar ao Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.
2 - O QUE É A LOTAÇÃO
É o número ao lado do nome do usuário, o código da Unidade Administrativa onde está lotado.
O Processo.rio possui integração com o SICI, o Sistema de Codificação Institucional da Prefeitura.
3 - O QUE É A SITUAÇÃO
A coluna Situação representa os marcadores do documento, e indica as condições como o seu andamento, as pendências, o momento em que se encontra o documento e outras informações. Deve ser utilizada como um guia para o usuário.
1 - COMO ABRIR E INSTRUIR PROCESSOS E EXPEDIENTES
Na tela inicial do sistema, clique no botão “CRIAR DOCUMENTOS”. As seguintes informações são necessárias:
Modelo – Escolha uma das opções
Origem – Interno produzido ou Interno folha de rosto (quando for necessário registrar um processo do SICOP, por exemplo)
Acesso – Público ou Limitado entre órgãos, lotações ou pessoas, conforme o conteúdo e os dados disponibilizados
Subscritor – Quem assinará o documento
Destinatário – Para quem será tramitado
Preenchimento automático – Nos casos de uso de um texto-padrão
Classificação – Atividade/Assunto do processo ou expediente
Descrição – Informações sobre o processo ou expediente, para futura pesquisa
Após a abertura, as folhas do processo ou expediente serão formadas com a inclusão de despachos/documentos na sua capa. Há 2 formas para realizar essa instrução: Clicando em ANEXAR ou em INCLUIR DOCUMENTO. Use Anexar para subir para o sistema arquivos externos em PDF e em Incluir documento para produzir documentos pelo próprio sistema, escolhendo um dos modelos existentes.
Obs. O modelo Documento capturado também pode ser usado para incluir anexos, e por se equiparar a um documento interno, permite a definição do acesso/sigilo e o recebimento de numeração automática pelo sistema.
2 - COMO ASSINAR DOCUMENTOS OU COLOCAR UM DOCUMENTO PARA OUTRA PESSOA ASSINAR
Documentos devem ser assinados com a mesma senha de acesso ao sistema ou com uso de certificado digital. Documentos não assinados são considerados minutas (TMP- TEMPORÁRIOS), e não podem ser tramitados.
Na criação de um documento, o campo subscritor vem preenchido com os dados do usuário logado. Este dado pode ser alterado enquanto o documento não for assinado.
Caso seja indicado outro subscritor, este documento constará nessa condição na mesa virtual do indicado, aguardando a assinatura.
Insira a matrícula da pessoa que vai assinar no campo “Subscritor”
Para indicação de substituto no Sistema: Clique em MENU > ADMINISTRAÇÃO > GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS, e escolha o titular e o possível substituto.
3 - COMO ALTERAR OU REVISAR UM DOCUMENTO
Um documento só poderá ser alterado/editado antes de ser assinado.
Para revisar um documento em elaboração, o SUBSCRITOR, antes de assinar, deve acionar o botão “PERFIL DE ACOMPANHAMENTO” e indicar a matrícula do funcionário para marcá-lo como “REVISOR”. O documento surgirá na tela de trabalho do outro agente na situação “COMO REVISOR”. Este poderá entrar no documento, conferir e editá-lo, caso necessário. Após a conferência, o revisor deverá acionar o botão “FINALIZAR”. Assim, o documento será disponibilizado ao agente responsável pela assinatura para dar continuidade.
4 - COMO CONSULTAR OU FAZER REFERÊNCIAS A OUTRO DOCUMENTO DO PROCESSO
Para facilitar a consulta, abra o processo.rio em outra aba no computador, e clique em Inteiro Teor do documento principal. Desse modo, será possível consultar os despachos e outras peças do processo e citá-las na elaboração de um documento. Ao digitar (ou copiar/colar) o número completo do documento que deseja fazer referência no momento da criação do texto, será criado um hiperlink permitindo que o leitor o acesse.
5 - COMO VISUALIZAR TODAS AS PÁGINAS DE UM DOCUMENTO
Na tela do documento, clique no botão “INTEIRO TEOR”. Será possível visualizar todo o documento, baixar ou imprimir.
6 - COMO GRAVAR UM TEXTO PADRÃO (PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO)
O rascunho de um documento poderá ser gravado utilizando a funcionalidade PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. Ao finalizar o texto, acesse essa funcionalidade localizada na própria tela de criação do documento, clique em ADICIONAR e nomeie o rascunho.
7 - COMO CRIAR VIAS E SUBPROCESSOS
Com o documento que deseja replicar em tela e assinado, clique no botão “CRIAR VIAS”. O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.
A função CRIAR VIAS aplica-se em EXPEDIENTES (esta função não pode ser utilizada em processos).
Para criar múltiplos processos, entre no processo desejado e utilize a função CRIAR SUBPROCESSO.
Subprocesso é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.
1 - ANEXAR, INCLUIR, JUNTAR, APENSAR, VINCULAR, CAPTURAR
A funcionalidade ANEXAR é utilizada para inserir um documento externo (não produzido pelo sistema Processo.rio), como parte integrante do processo. Somente é permitida a extensão PDF.
A funcionalidade INCLUIR é utilizada para inserir um documento produzido pelo sistema Processo.rio como parte integrante do processo.
A funcionalidade JUNTAR refere-se à juntada no corpo processual, de documentos que são produzidos no Processo.rio (exemplo: despachos, pareceres).
A funcionalidade APENSAR é utilizada para unir dois processos de assuntos que são correlatos e que necessitam caminhar juntos.
A funcionalidade VINCULAR é utilizada para fazermos referência a um processo. Essa referência não fará com que os processos caminhem juntos, apenas poderão ser consultados facilmente, como referência, na caixa DOCUMENTOS RELACIONADOS.
CAPTURAR DOCUMENTO EXTERNO é uma funcionalidade representada em um modelo que permite anexar arquivos externos como parte integrante do processo ou expediente.
2 - ARQUIVOS AUXILIARES
Um documento auxiliar inserido no processo que tenha sido cancelado não pode ser recuperado. Para que não perca o conteúdo, faça o download do documento, antes de cancelá-lo, ou converta para PDF e anexe ao processo ou expediente.
Qualquer formato de documento pode ser inserido em ARQUIVOS AUXILIARES, exceto PDF, com qualquer tipo de extensão, limitado o tamanho a 10MB.
3 - COMO DIGITALIZAR DOCUMENTOS
No caso de recebimento de documento em papel, faça a sua digitalização (cópia digital) e salve o arquivo em alguma pasta ou diretamente no sistema. Esse anexo pode ser usado para abrir ou instruir um processo ou expediente, usando uma das opções:
Criar documento ou Incluir documento > use o modelo Documento capturado > Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF
Anexar: Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF
4 - COMO TORNAR DOCUMENTOS SIGILOSOS
A classificação de sigilo é feita no campo Acesso, no momento de criação do documento.
Caso se trate de um Documento Incluído (despacho, documento capturado, formulário etc.), altere o seu Acesso Público para Limitado (ao órgão, entre lotações, pessoas).
Caso se trate de um Anexo, é necessário que o documento em que o PDF foi anexado (o processo, por ex.), seja Limitado.
1 - COMO TRAMITAR UM DOCUMENTO
Um documento somente poderá ser tramitado após sua assinatura.
Após o documento estar assinado, o status será “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção TRAMITAR. Será apresentada a seguinte tela:
● Preencha com os dados do destinatário (neste momento é possível estabelecer um prazo para a devolução do documento).
● Clique no Botão “OK”
● A tramitação foi realizada (não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação)
Caso no momento da assinatura do documento, o destinatário já tenha sido preenchido, a opção para tramitar já virá marcada facilitando o trabalho do usuário.
Os documentos já tramitados aparecem na situação Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.
2 - COMO DESFAZER UMA TRAMITAÇÃO
Caso tenha tramitado um documento para o lugar errado, utilize o recurso DESFAZER TRANSFERÊNCIA.
Obs.: Esta ação somente é possível ser feita caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua unidade
Para corrigir uma tramitação errada que tenha sido recebida, o destinatário deverá realizar outra tramitação devolvendo o documento enviado por engano.
3 - COMO PESQUISAR UM DESTINATÁRIO
No momento da tramitação, no campo seguinte ao DESTINATÁRIO, clique nos três pontinhos para abrir a busca de órgãos e usuários do sistema.
4 - COMO RECEBER UM DOCUMENTO
Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.
Para receber o documento, simplesmente clique para abrir qualquer um deles.
Neste momento, o recebimento foi realizado.
Atenção: o sistema não apresentará nenhuma mensagem.
5 - COMO ENVIAR OU RECEBER VÁRIOS DOCUMENTOS AO MESMO TEMPO
Existem várias tarefas que podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.
Para exibir o menu onde poderá ser selecionado as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:
Para executar estas tarefas, clique em DOCUMENTOS
As tarefas que podem ser executadas em lote são:
Por meio destas opções é possível executar a mesma ação em mais de um documento ao mesmo tempo. Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.
Receber em Lote: acesse PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.
1 - COMO PESQUISAR UM DOCUMENTO CRIADO
Para realizar a pesquisa direta, digite o número completo do documento na barra azul. A composição do número traz informações da origem do processo, tipo do processo, ano e número sequencial. Caso esteja procurando um documento do seu órgão de lotação, não é necessário digitar a sigla nem os zeros à esquerda do número do documento. Para pesquisas mais detalhadas e com filtros de busca, utilize o botão PESQUISA, localizado no conjunto de botões na parte inferior da página.
2 - COMO ARQUIVAR UM PROCESSO
O sistema disponibiliza o botão da ação quando abrimos um documento. O botão Arquivo corrente deve ser utilizado nos casos de conclusão da tramitação de um documento, até que seja definida a tabela definitiva de temporalidade pelo Arquivo da cidade.
Em relação à competência para arquivamento, a ação cabe a dirigentes acima do cargo DAS 06, do “tipo D”.
O arquivamento deve ser realizado pelo órgão que abriu o processo/expediente
3 - COMO CONSULTAR UM PROCESSO OU EXPEDIENTE PELA INTERNET
A busca deve ser feita no botão Consultar Processo em processo.rio
Apenas os processos e documentos criados na plataforma Processo.rio poderão ser encontrados a partir da busca. Os processos criados na plataforma possuem o formato SSSPPPAAAA/XXXXX (SSS é o conjunto de letras que identifica a secretaria ou órgão da Administração Indireta, PPP é o conjunto de letras que indica a espécie documental, AAAA – são quatro números que representam o ano de abertura e XXXXX – é a numeração sequencial de processos ou documentos dentro de um Órgão).
Caso o processo tenha o formado 00/000.000/0000, significa que foi criado na plataforma antiga (SICOP). A busca deverá ocorrer em http://www2.rio.rj.gov.br/sicop/sicop.asp
4 - COMO CONSULTAR OU VALIDAR UM DOCUMENTO A PARTIR DO LINK EXISTENTE NO SEU RODAPÉ
A busca deve ser feita no botão Verificar documento em processo.rio
Todo documento gerado no sistema possui um número de verificação da autenticidade no seu rodapé, visível nas opções Ver impressão e Inteiro teor.
5 - MODELOS DE DOCUMENTOS NO PROCESSO.RIO
Os modelos são formulários padronizados para abertura e instrução de processos e documentos, para produção interna no sistema, sem necessidade de upload de PDFs.
Todo órgão pode solicitar a criação de novos modelos. O ponto focal do órgão deverá encaminhar a solicitação para processorio@rio.rj.gov.br
6 - COMO FAZER A DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS EM CURSO
Não há necessidade de digitalizar todos os processos físicos que ainda não foram arquivados. A digitalização (escaneamento) de um processo físico em andamento é uma decisão do órgão, que deve avaliar a conveniência do procedimento, em vista do tempo ainda previsto de tramitação, volume de folhas etc.
Se for o caso, consulte o guia específico na aba Guias da página
7 - QUAIS AS EXTENSÕES E TAMANHOS DE ARQUIVOS PERMITIDOS
Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formato PDF, de tamanho inferior a 10 MB cada.
Caso o arquivo seja superior a esse tamanho, uma opção é dividi-lo de modo que cada arquivo (ou cada lote de arquivos) não ultrapasse esse limite. Outra opção é usar uma das ferramentas disponíveis na internet para comprimir/reduzir o seu tamanho.
8 - QUAL O LIMITE DE FOLHAS POR VOLUME
O limite é de 400 folhas por volume de processo.