1 - COMO ACESSAR O SISTEMA
Procure utilize o navegador Google Chrome. O endereço da página para acesso é http://www.processo.rio.
Somente os funcionários que estejam com sua matrícula ativa e possuam e-mail institucional podem acessar o sistema. Se essas condições não estão atendidas, procure seu agente de Recursos Humanos ou o Gestor de Correio do seu órgão. Não será permitido o uso de e-mails particulares para acessar o sistema Processo.rio.
Caso o sistema esteja em manutenção, um aviso será publicado na página.
2 - COMO CRIAR O LOGIN
Clique na opção “Sou um novo usuário” na tela de login. Siga as instruções de formação do login: sigla do órgão e matrícula (com a faixa, se for o caso) e o CPF. Clique em OK para receber a senha no e-mail institucional. Esta senha poderá ser trocada.
3 - QUAL A COMPOSIÇÃO DO LOGIN
Identificação do Órgão (sigla com as letras) + Faixa de matrícula, quando houver + matrícula (dígitos após a barra, sem sinais gráficos).
Se a faixa de matrícula do órgão estiver em branco, não utilize nenhum número.
Exemplo: Empresa Municipal de Informática S.A: IPL, Faixa de Matrícula (FM): 2, Matrícula: 612.345-6
Para este usuário, a identificação para acessar o sistema será: IPL26123456
Obs. A Faixa de Matrícula está definida no Decreto 16.100/97 e o detalhamento está explicitado no Quadro de Definição de Faixa de Matrícula, conforme abaixo:
NOME | SIGLA | FM |
Agência de Fomento do Município do Rio de Janeiro S.A. / INVEST.RIO | FOM | |
Centro de Feiras, Exposições e Congressos do Rio de Janeiro / RIO CENTRO S.A. | CEN | 1 |
Companhia Carioca de Securitização / RIO SECURITIZAÇÃO | RSC | |
Companhia Carioca de Parcerias e Investimentos | CCP | |
Companhia de Engenharia de Tráfego do Rio de Janeiro / CETRIO | CET | 1 |
Companhia Municipal de Energia e Iluminação / RIOLUZ | LUZ | 2 |
Companhia Municipal de Limpeza Urbana / COMLURB | CLB | 4 |
Companhia Municipal de Transportes Coletivos / CMTC Rio | CTC | |
Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro / CGM | CGM | |
Distribuidora de Filmes S.A. / RIOFILME | FIL | 1 |
Empresa de Turismo do Município do Rio de Janeiro / RIOTUR | TUR | 2 |
Empresa Municipal de Artes Gráficas S.A. / IMPRENSA DA CIDADE | IC | 4 |
Empresa Municipal de Informática S.A. / IPLANRIO | IPL | 2 |
Empresa Municipal de Multimeios Ltda. / MULTIRIO | MUL | 1 |
Empresa Municipal de Urbanização / RIO-URBE | URB | 3 |
Empresa Pública de Saúde do Rio de Janeiro S/A / RIOSAUDE | RSU | 4 |
Fundação Cidade das Artes / CIDADE DAS ARTES | ART | |
Fundação Instituto das Águas do Município do Rio de Janeiro / RIOAGUAS | AGU | |
Fundação Instituto de Geotécnica do Município do Rio de Janeiro / GEORIO | GEO | 1 |
Fundação Jardim Zoológico da Cidade do Rio de Janeiro / RIOZOO | ZOO | |
Fundação Parques e Jardins / FPJ | FPJ | 1 |
Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro / PLANETÁRIO | PLA | 3 |
Gabinete do Prefeito / GBP | GAB | |
Guarda Municipal do Rio de Janeiro / GMRIO | GM | |
Instituto de Previdência e Assistência do Município do Rio de Janeiro / PREVIRIO | PVR | 1 |
Instituto Municipal de Urbanismo Pereira Passos / IPP | IPP | |
Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro / PCRJ | RIO | |
Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro / PGM | PGM | |
Secretaria Especial da Juventude Carioca / JUV-RIO | JUV | |
Secretaria Especial de Ação Comunitária / SEAC-RIO | COM | |
Secretaria Especial de Cidadania / SECID | CID | |
Secretaria Especial de Integração Metropolitana / SEIM | EIM | |
Secretaria Especial de Políticas e Promoção da Mulher / SPM-RIO | LHE | |
Secretaria Especial de Turismo / SETUR | TLO | |
Secretaria Mun. de Desenvolvimento Econômico, Inovação e Simplificação / SMDEIS | EIS | |
Secretaria Municipal da Pessoa com Deficiência / SMPD | DEF | |
Secretaria Municipal de Assistência Social / SMAS | ASS | |
Secretaria Municipal da Casa Civil | CVL | |
Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia / SMCT | TEC | |
Secretaria Municipal de Conservação / SECONSERVA | CSV | |
Secretaria Municipal de Coordenação Governamental / SMCG | SMG | |
Secretaria Municipal de Cultura / SMC | SMC | |
Secretaria Municipal de Educação / SME | SME | |
Secretaria Municipal de Esportes / SMEL | ESL | |
Secretaria Municipal de Fazenda e Planejamento / SMFP | SMF | |
Secretaria Municipal de Transformação Digital e Integridade Pública | TDI | |
Secretaria Municipal de Habitação / SMH | HBT | |
Secretaria Municipal de Infraestrutura / SMI | IFR | |
Secretaria Municipal de Meio Ambiente da Cidade / SMAC | MAB | |
Secretaria Municipal de Ordem Pública / SEOP | EOP | |
Secretaria Municipal de Planejamento Urbano / SMPU | SMU | |
Secretaria Municipal de Proteção e Defesa dos Animais / SMPDA | ANI | |
Secretaria Municipal de Saúde / SMS | SMS | |
Secretaria Municipal de Trabalho e Renda / SMTE | TRA | |
Secretaria Municipal de Transportes / SMTR | MTR | |
Secretaria Municipal do Envelhecimento Saudável, Qualidade de Vida / SEMESQV | QVE | |
Vice-Prefeitura | VP |
4 - COMO USAR A SENHA
Após receber a senha no e-mail institucional, evite colar com uso do CTRL-V. Use a função COLAR COMO TEXTO SEM FORMATAÇÃO disponibilizada ao se clicar no botão direito do mouse.
Para trocar a senha, acesse o sistema com a senha enviada, e vá em MENU => Administração => Trocar senha.
Caso esta funcionalidade não esteja aparecendo, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que verifique a configuração do seu perfil.
Caso tenha esquecido a senha, acesse a página inicial do sistema, clique em ESQUECI MINHA SENHA e preencha as informações solicitadas. A senha será enviada para o e-mail institucional.
5 - COMO TRATAR ERROS DE ACESSO
Se ao tentar logar, receber a mensagem “Ocorreu um erro tentando localizar a identidade do usuário”, verifique se a matrícula inserida está correta. Se receber a mensagem: “Falha de autenticação!”, verifique se a senha inserida está correta. Caso não lembre da senha, clique no botão ESQUECI A SENHA e siga as instruções.
Se for o primeiro acesso, clique no botão SOU UM NOVO USUÁRIO e siga as instruções.
Se não recebeu o e-mail com a senha, veja se é possível verificar como está o cadastro no sistema, pesquisando o usuário. Pode ser que o e-mail cadastrado seja diverso do utilizado, e precise de atualização.
Em caso de dificuldades, necessidade de suporte ou erros na página, reporte o problema em http://iplanfacilweb.rio.rj.gov.br/ ou encaminhe e-mail com o relato para atendimento.iplanrio@rio.rj.gov.br
6 - COMO É COMPOSTO O QUADRO DE EXPEDIENTES E PROCESSOS ADMINISTRATIVOS
Os documentos encaminhados para o login ou a lotação serão indicados nas colunas Atendente e Lotação.
Caso a tela inicial apareça vazia e não apareça nenhum documento na mesa, é porque não houve nenhuma tramitação para o usuário.
Se houver algum erro e os quadros nem aparecem, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.
Se na tela inicial aparecer a mensagem em vermelho “MÓDULO NÃO ENCONTRADO”, pode trabalhar normalmente, mas é preciso informar ao Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.
7 - O QUE É A LOTAÇÃO
É o número ao lado do nome do usuário, o código da Unidade Administrativa onde está lotado.
O Processo.rio possui integração com o SICI, o Sistema de Codificação Institucional da Prefeitura.
8 - O QUE É A SITUAÇÃO
A coluna Situação representa os marcadores do documento, e indica as condições como o seu andamento, as pendências, o momento em que se encontra o documento e outras informações. Deve ser utilizada como um guia para o usuário.
1 - COMO TORNAR DOCUMENTOS SIGILOSOS
A classificação de sigilo é feita no campo Acesso, no momento de criação do documento.
Para que um documento seja restrito (despacho, documento capturado, formulário etc.), altere o seu Acesso Público para Limitado (ao órgão, entre lotações, pessoas). Desta forma, o documento não será visível na página do processo.rio, apenas internamente, conforme o âmbito da restrição imposta.
Caso se trate de um documento anexado na função Anexar PDF, é importante observar que ele obedece o nível de acesso do documento em que foi anexado. Assim, para que tenha o acesso restrito, é necessário que o documento em que o PDF foi anexado (o processo, por ex.), seja limitado.
2 - É POSSÍVEL QUEBRAR O SIGILO DOS DOCUMENTOS?
A única forma de alterar o acesso a um documento é por meio do botão Redefinir Acesso. Porém, essa ação somente é permitida ao cadastrante ou subscritor do documento. Ou seja, todos os documentos que foram classificados como de acesso restrito não poderão ser modificados por terceiros, no seu curso da tramitação.
Atenção! o modelo Processo pode ter o acesso redefinido por terceiros, atingindo assim seus anexos. Mas os demais documentos juntados ao processo mantêm sua restrição de acesso original, não alterando sua situação mesmo com alteração do acesso da capa (o modelo processo).
Ou seja, os documentos são independentes no processo.rio e a alteração da sua condição de público ou limitado só pode ser feita pelo criador/subscritor.
3 - UM DOCUMENTO PÚBLICO PODE PASSAR A SER SIGILOSO?
Um Processo inicialmente criado com nível de acesso Público, incluindo seus anexos, pode passar a ser restrito mediante redefinição de acesso, caso seja identificado que seu conteúdo contém dados sensíveis. Ao realizar essa ação, a capa e os anexos passam a respeitar a limitação imposta.
Para que os documentos juntados (despachos, documentos capturados, pareceres, etc.) também sejam restritos, é necessário realizar a redefinição do nível de acesso de cada um, visto que são independentes, mesmo formando um único documento composto.
Atenção! o código de validação de todos os documentos, constantes do rodapé da versão para impressão ou do seu inteiro teor, permitem sua visualização e validação na opção Verificar documento, na página processo.rio.
1 - COMO ABRIR E INSTRUIR PROCESSOS E EXPEDIENTES
Na tela inicial do sistema, clique no botão “CRIAR DOCUMENTOS”. As seguintes informações são necessárias:
Modelo – Escolha uma das opções
Origem – Interno produzido ou Interno folha de rosto (quando for necessário registrar um processo do SICOP, por exemplo)
Acesso – Público ou Limitado entre órgãos, lotações ou pessoas, conforme o conteúdo e os dados disponibilizados
Subscritor – Quem assinará o documento
Destinatário – Para quem será tramitado
Preenchimento automático – Nos casos de uso de um texto-padrão
Classificação – Atividade/Assunto do processo ou expediente
Descrição – Informações sobre o processo ou expediente, para futura pesquisa
Após a abertura, as folhas do processo ou expediente serão formadas com a inclusão de despachos/documentos na sua capa. Há 2 formas para realizar essa instrução: Clicando em ANEXAR ou em INCLUIR DOCUMENTO. Use Anexar para subir para o sistema arquivos externos em PDF e em Incluir documento para produzir documentos pelo próprio sistema, escolhendo um dos modelos existentes.
Obs. O modelo Documento capturado também pode ser usado para incluir anexos, e por se equiparar a um documento interno, permite a definição do acesso/sigilo e o recebimento de numeração automática pelo sistema.
2 - COMO ASSINAR DOCUMENTOS OU COLOCAR UM DOCUMENTO PARA OUTRA PESSOA ASSINAR
Documentos devem ser assinados com a mesma senha de acesso ao sistema ou com uso de certificado digital. Documentos não assinados são considerados minutas (TMP- TEMPORÁRIOS), e não podem ser tramitados.
Na criação de um documento, o campo subscritor vem preenchido com os dados do usuário logado. Este dado pode ser alterado enquanto o documento não for assinado.
Caso seja indicado outro subscritor, este documento constará nessa condição na mesa virtual do indicado, aguardando a assinatura.
Insira a matrícula da pessoa que vai assinar no campo “Subscritor”
Para indicação de substituto no Sistema: Clique em MENU > ADMINISTRAÇÃO > GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS, e escolha o titular e o possível substituto.
3 - COMO ALTERAR OU REVISAR UM DOCUMENTO
Um documento só poderá ser alterado/editado antes de ser assinado.
Para revisar um documento em elaboração, o SUBSCRITOR, antes de assinar, deve acionar o botão “PERFIL DE ACOMPANHAMENTO” e indicar a matrícula do funcionário para marcá-lo como “REVISOR”. O documento surgirá na tela de trabalho do outro agente na situação “COMO REVISOR”. Este poderá entrar no documento, conferir e editá-lo, caso necessário. Após a conferência, o revisor deverá acionar o botão “FINALIZAR”. Assim, o documento será disponibilizado ao agente responsável pela assinatura para dar continuidade.
4 - COMO CONSULTAR OU FAZER REFERÊNCIAS A OUTRO DOCUMENTO DO PROCESSO
Para facilitar a consulta, abra o processo.rio em outra aba no computador, e clique em Inteiro Teor do documento principal. Desse modo, será possível consultar os despachos e outras peças do processo e citá-las na elaboração de um documento. Ao digitar (ou copiar/colar) o número completo do documento que deseja fazer referência no momento da criação do texto, será criado um hiperlink permitindo que o leitor o acesse.
5 - COMO VISUALIZAR TODAS AS PÁGINAS DE UM DOCUMENTO
Na tela do documento, clique no botão “INTEIRO TEOR”. Será possível visualizar todo o documento, baixar ou imprimir.
6 - COMO GRAVAR UM TEXTO PADRÃO (PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO)
O rascunho de um documento poderá ser gravado utilizando a funcionalidade PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. Ao finalizar o texto, acesse essa funcionalidade localizada na própria tela de criação do documento, clique em ADICIONAR e nomeie o rascunho.
7 - COMO CRIAR VIAS E SUBPROCESSOS
Com o documento que deseja replicar em tela e assinado, clique no botão “CRIAR VIAS”. O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.
A função CRIAR VIAS aplica-se em EXPEDIENTES (esta função não pode ser utilizada em processos).
Para criar múltiplos processos, entre no processo desejado e utilize a função CRIAR SUBPROCESSO.
Subprocesso é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.
1 - ANEXAR, INCLUIR, JUNTAR, APENSAR, VINCULAR, CAPTURAR
A funcionalidade ANEXAR é utilizada para inserir um documento externo (não produzido pelo sistema Processo.rio), como parte integrante do processo. Somente é permitida a extensão PDF.
A funcionalidade INCLUIR é utilizada para inserir um documento produzido pelo sistema Processo.rio como parte integrante do processo.
A funcionalidade JUNTAR refere-se à juntada no corpo processual, de documentos que são produzidos no Processo.rio (exemplo: despachos, pareceres).
A funcionalidade APENSAR é utilizada para unir dois processos de assuntos que são correlatos e que necessitam caminhar juntos.
A funcionalidade VINCULAR é utilizada para fazermos referência a um processo. Essa referência não fará com que os processos caminhem juntos, apenas poderão ser consultados facilmente, como referência, na caixa DOCUMENTOS RELACIONADOS.
CAPTURAR DOCUMENTO EXTERNO é uma funcionalidade representada em um modelo que permite anexar arquivos externos como parte integrante do processo ou expediente.
2 - ARQUIVOS AUXILIARES
Um documento auxiliar inserido no processo que tenha sido cancelado não pode ser recuperado. Para que não perca o conteúdo, faça o download do documento, antes de cancelá-lo, ou converta para PDF e anexe ao processo ou expediente.
Qualquer formato de documento pode ser inserido em ARQUIVOS AUXILIARES, exceto PDF, com qualquer tipo de extensão, limitado o tamanho a 10MB.
3 - COMO DIGITALIZAR DOCUMENTOS
No caso de recebimento de documento em papel, faça a sua digitalização (cópia digital) e salve o arquivo em alguma pasta ou diretamente no sistema. Esse anexo pode ser usado para abrir ou instruir um processo ou expediente, usando uma das opções:
Criar documento ou Incluir documento > use o modelo Documento capturado > Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF
Anexar: Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF
1 - COMO TRAMITAR UM DOCUMENTO
Um documento somente poderá ser tramitado após sua assinatura.
Após o documento estar assinado, o status será “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção TRAMITAR. Será apresentada a seguinte tela:
● Preencha com os dados do destinatário (neste momento é possível estabelecer um prazo para a devolução do documento).
● Clique no Botão “OK”
● A tramitação foi realizada (não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação)
Caso no momento da assinatura do documento, o destinatário já tenha sido preenchido, a opção para tramitar já virá marcada facilitando o trabalho do usuário.
Os documentos já tramitados aparecem na situação Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.
2 - COMO DESFAZER UMA TRAMITAÇÃO
Caso tenha tramitado um documento para o lugar errado, utilize o recurso DESFAZER TRANSFERÊNCIA.
Obs.: Esta ação somente é possível ser feita caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua unidade
Para corrigir uma tramitação errada que tenha sido recebida, o destinatário deverá realizar outra tramitação devolvendo o documento enviado por engano.
3 - COMO PESQUISAR UM DESTINATÁRIO
No momento da tramitação, no campo seguinte ao DESTINATÁRIO, clique nos três pontinhos para abrir a busca de órgãos e usuários do sistema.
4 - COMO RECEBER UM DOCUMENTO
Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.
Para receber o documento, simplesmente clique para abrir qualquer um deles.
Neste momento, o recebimento foi realizado.
Atenção: o sistema não apresentará nenhuma mensagem.
5 - COMO ENVIAR OU RECEBER VÁRIOS DOCUMENTOS AO MESMO TEMPO
Existem várias tarefas que podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.
Para exibir o menu onde poderá ser selecionado as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:
Para executar estas tarefas, clique em DOCUMENTOS
As tarefas que podem ser executadas em lote são:
Por meio destas opções é possível executar a mesma ação em mais de um documento ao mesmo tempo. Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.
Receber em Lote: acesse PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.
1 - COMO PESQUISAR UM DOCUMENTO CRIADO
Para realizar a pesquisa direta, digite o número completo do documento na barra azul. A composição do número traz informações da origem do processo, tipo do processo, ano e número sequencial. Caso esteja procurando um documento do seu órgão de lotação, não é necessário digitar a sigla nem os zeros à esquerda do número do documento. Para pesquisas mais detalhadas e com filtros de busca, utilize o botão PESQUISA, localizado no conjunto de botões na parte inferior da página.
2 - COMO ARQUIVAR UM PROCESSO
O sistema disponibiliza o botão da ação quando abrimos um documento. O botão Arquivo corrente deve ser utilizado nos casos de conclusão da tramitação de um documento, até que seja definida a tabela definitiva de temporalidade pelo Arquivo da cidade.
Em relação à competência para arquivamento, a ação cabe a dirigentes acima do cargo DAS 06, do “tipo D”.
O arquivamento deve ser realizado pelo órgão que abriu o processo/expediente
3 - COMO CONSULTAR UM PROCESSO OU EXPEDIENTE PELA INTERNET
A busca deve ser feita no botão Consultar Processo em processo.rio
Apenas os processos e documentos criados na plataforma Processo.rio poderão ser encontrados a partir da busca. Os processos criados na plataforma possuem o formato SSSPPPAAAA/XXXXX (SSS é o conjunto de letras que identifica a secretaria ou órgão da Administração Indireta, PPP é o conjunto de letras que indica a espécie documental, AAAA – são quatro números que representam o ano de abertura e XXXXX – é a numeração sequencial de processos ou documentos dentro de um Órgão).
Caso o processo tenha o formado 00/000.000/0000, significa que foi criado na plataforma antiga (SICOP). A busca deverá ocorrer em http://www2.rio.rj.gov.br/sicop/sicop.asp
4 - COMO CONSULTAR OU VALIDAR UM DOCUMENTO A PARTIR DO LINK EXISTENTE NO SEU RODAPÉ
A busca deve ser feita no botão Verificar documento em processo.rio
Todo documento gerado no sistema possui um número de verificação da autenticidade no seu rodapé, visível nas opções Ver impressão e Inteiro teor.
5 - MODELOS DE DOCUMENTOS NO PROCESSO.RIO
Os modelos são formulários padronizados para abertura e instrução de processos e documentos, para produção interna no sistema, sem necessidade de upload de PDFs.
Todo órgão pode solicitar a criação de novos modelos. O ponto focal do órgão deverá encaminhar a solicitação para processorio@rio.rj.gov.br
6 - COMO FAZER A DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS EM CURSO
Não há necessidade de digitalizar todos os processos físicos que ainda não foram arquivados. A digitalização (escaneamento) de um processo físico em andamento é uma decisão do órgão, que deve avaliar a conveniência do procedimento, em vista do tempo ainda previsto de tramitação, volume de folhas etc.
Se for o caso, consulte o guia específico na aba Guias da página
7 - QUAIS AS EXTENSÕES E TAMANHOS DE ARQUIVOS PERMITIDOS
Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formato PDF, de tamanho inferior a 10 MB cada.
Caso o arquivo seja superior a esse tamanho, uma opção é dividi-lo de modo que cada arquivo (ou cada lote de arquivos) não ultrapasse esse limite. Outra opção é usar uma das ferramentas disponíveis na internet para comprimir/reduzir o seu tamanho.
8 - QUAL O LIMITE DE FOLHAS POR VOLUME
O limite é de 400 folhas por volume de processo.