A classificação de sigilo é feita no campo Acesso, no momento de criação do documento.

Para que um documento seja restrito (despacho, documento capturado, formulário etc.), altere o seu Acesso Público para Limitado (ao órgão, entre lotações, pessoas). Desta forma, o documento não será visível na página do processo.rio, apenas internamente, conforme o âmbito da restrição imposta.

Caso se trate de um documento anexado na função Anexar PDF, é importante observar que ele obedece o nível de acesso do documento em que foi anexado. Assim, para que tenha o acesso restrito, é necessário que o documento em que o PDF foi anexado (o processo, por ex.), seja limitado.

A única forma de alterar o acesso a um documento é por meio do botão Redefinir Acesso. Porém, essa ação somente é permitida ao cadastrante ou subscritor do documento. Ou seja, todos os documentos que foram classificados como de acesso restrito não poderão ser modificados por terceiros, no seu curso da tramitação.

Atenção! o modelo Processo pode ter o acesso redefinido por terceiros, atingindo assim seus anexos. Mas os demais documentos juntados ao processo mantêm sua restrição de acesso original, não alterando sua situação mesmo com alteração do acesso da capa (o modelo processo).

Ou seja, os documentos são independentes no processo.rio e a alteração da sua condição de público ou limitado só pode ser feita pelo criador/subscritor. 

Um Processo inicialmente criado com nível de acesso Público, incluindo seus anexos, pode passar a ser restrito mediante redefinição de acesso, caso seja identificado que seu conteúdo contém dados sensíveis. Ao realizar essa ação, a capa e os anexos passam a respeitar a limitação imposta.

Para que os documentos juntados (despachos, documentos capturados, pareceres, etc.) também sejam restritos, é necessário realizar a redefinição do nível de acesso de cada um, visto que são independentes, mesmo formando um único documento composto. 

Atenção! o código de validação de todos os documentos, constantes do rodapé da versão para impressão ou do seu inteiro teor, permitem sua visualização e validação na opção Verificar documento, na página processo.rio.

Na tela inicial do sistema, clique no botão “CRIAR DOCUMENTOS”. As seguintes informações são necessárias:
Modelo – Escolha uma das opções
Origem – Interno produzido ou Interno folha de rosto (quando for necessário registrar um processo do SICOP, por exemplo)
Acesso – Público ou Limitado entre órgãos, lotações ou pessoas, conforme o conteúdo e os dados disponibilizados
Subscritor – Quem assinará o documento
Destinatário – Para quem será tramitado
Preenchimento automático – Nos casos de uso de um texto-padrão
Classificação – Atividade/Assunto do processo ou expediente
Descrição – Informações sobre o processo ou expediente, para futura pesquisa

Após a abertura, as folhas do processo ou expediente serão formadas com a inclusão de despachos/documentos na sua capa. Há 2 formas para realizar essa instrução:  Clicando em ANEXAR ou em INCLUIR DOCUMENTO. Use Anexar para subir para o sistema arquivos externos em PDF e em Incluir documento para produzir documentos pelo próprio sistema, escolhendo um dos modelos existentes.

Obs. O modelo Documento capturado também pode ser usado para incluir anexos, e por se equiparar a um documento interno, permite a definição do acesso/sigilo e o recebimento de numeração automática pelo sistema.

Documentos devem ser assinados com a mesma senha de acesso ao sistema ou com uso de certificado digital. Documentos não assinados são considerados minutas (TMP- TEMPORÁRIOS), e não podem ser tramitados.

Na criação de um documento, o campo subscritor vem preenchido com os dados do usuário logado. Este dado pode ser alterado enquanto o documento não for assinado.

Caso seja indicado outro subscritor, este documento constará nessa condição na mesa virtual do indicado, aguardando a assinatura.

Insira a matrícula da pessoa que vai assinar no campo “Subscritor”

Para indicação de substituto no Sistema: Clique em MENU > ADMINISTRAÇÃO > GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS, e escolha o titular e o possível substituto.

Um documento só poderá ser alterado/editado antes de ser assinado.

Para revisar um documento em elaboração, o SUBSCRITOR, antes de assinar, deve acionar o botão “PERFIL DE ACOMPANHAMENTO” e indicar a matrícula do funcionário para marcá-lo como “REVISOR”. O documento surgirá na tela de trabalho do outro agente na situação “COMO REVISOR”. Este poderá entrar no documento, conferir e editá-lo, caso necessário. Após a conferência, o revisor deverá acionar o botão “FINALIZAR”. Assim, o documento será disponibilizado ao agente responsável pela assinatura para dar continuidade.

Para facilitar a consulta, abra o processo.rio em outra aba no computador, e clique em Inteiro Teor do documento principal. Desse modo, será possível consultar os despachos e outras peças do processo e citá-las na elaboração de um documento. Ao digitar  (ou copiar/colar) o número completo do documento que deseja fazer referência no momento da criação do texto, será criado um hiperlink permitindo que o leitor o acesse.

Na tela do documento, clique no botão “INTEIRO TEOR”. Será possível visualizar todo o documento, baixar ou imprimir.

O rascunho de um documento poderá ser gravado utilizando a funcionalidade PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. Ao finalizar o texto, acesse essa funcionalidade localizada na própria tela de criação do documento, clique em ADICIONAR e nomeie o rascunho.

Com o documento que deseja replicar em tela e assinado, clique no botão “CRIAR VIAS”.  O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.

A função CRIAR VIAS aplica-se em EXPEDIENTES (esta função não pode ser utilizada em processos).

Para criar múltiplos processos, entre no processo desejado e utilize a função CRIAR SUBPROCESSO.

Subprocesso é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.

A funcionalidade ANEXAR é utilizada para inserir um documento externo (não produzido pelo sistema Processo.rio), como parte integrante do processo. Somente é permitida a extensão PDF.

A funcionalidade INCLUIR é utilizada para inserir um documento produzido pelo sistema Processo.rio como parte integrante do processo.

A funcionalidade JUNTAR refere-se à juntada no corpo processual, de documentos que são produzidos no Processo.rio (exemplo: despachos, pareceres).

A funcionalidade APENSAR é utilizada para unir dois processos de assuntos que são correlatos e que necessitam caminhar juntos.

A funcionalidade VINCULAR é utilizada para fazermos referência a um processo. Essa referência não fará com que os processos caminhem juntos, apenas poderão ser consultados facilmente, como referência, na caixa DOCUMENTOS RELACIONADOS.

CAPTURAR DOCUMENTO EXTERNO é uma funcionalidade representada em um modelo que permite anexar arquivos externos como parte integrante do processo ou expediente.

Um documento auxiliar inserido no processo que tenha sido cancelado não pode ser recuperado. Para que não perca o conteúdo, faça o download do documento, antes de cancelá-lo, ou converta para PDF e anexe ao processo ou expediente.

Qualquer formato de documento pode ser inserido em ARQUIVOS AUXILIARES, exceto PDF, com qualquer tipo de extensão, limitado o tamanho a 10MB.

No caso de recebimento de documento em papel, faça a sua digitalização (cópia digital) e salve o arquivo em alguma pasta ou diretamente no sistema. Esse anexo pode ser usado para abrir ou instruir um processo ou expediente, usando uma das opções:

Criar documento ou Incluir documento > use o modelo Documento capturado > Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF

Anexar: Escolha o arquivo salvo e abra para fazer o upload do PDF

Um documento somente poderá ser tramitado após sua assinatura.

Após o documento estar assinado, o status será “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção TRAMITAR. Será apresentada a seguinte tela:

● Preencha com os dados do destinatário (neste momento é possível estabelecer um prazo para a devolução do documento).
● Clique no Botão “OK”
● A tramitação foi realizada (não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação)

Caso no momento da assinatura do documento, o destinatário já tenha sido preenchido, a opção para tramitar já virá marcada facilitando o trabalho do usuário.

Os documentos já tramitados aparecem na situação Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.

Caso tenha tramitado um documento para o lugar errado, utilize o recurso DESFAZER TRANSFERÊNCIA.

Obs.: Esta ação somente é possível ser feita caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua unidade

Para corrigir uma tramitação errada que tenha sido recebida, o destinatário deverá realizar outra tramitação devolvendo o documento enviado por engano.

No momento da tramitação, no campo seguinte ao DESTINATÁRIO, clique nos três pontinhos para abrir a busca de órgãos e usuários do sistema.

Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.

Para receber o documento, simplesmente clique para abrir qualquer um deles.

Neste momento, o recebimento foi realizado.

Atenção: o sistema não apresentará nenhuma mensagem.

Existem várias tarefas que podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.

Para exibir o menu onde poderá ser selecionado as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:

Para executar estas tarefas, clique em DOCUMENTOS

As tarefas que podem ser executadas em lote são:

• Transferir em Lote
• Receber em Lote
• Anotar em Lote
• Assinar em Lote
• Arquivar em Lote
• Arquivar Intermediário em Lote
• Arquivar Permanente em Lote

Por meio destas opções é possível executar a mesma ação em mais de um documento ao mesmo tempo. Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.

Receber em Lote: acesse PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.

Para realizar a pesquisa direta, digite o número completo do documento na barra azul. A composição do número traz informações da origem do processo, tipo do processo, ano e número sequencial. Caso esteja procurando um documento do seu órgão de lotação, não é necessário digitar a sigla nem os zeros à esquerda do número do documento. Para pesquisas mais detalhadas e com filtros de busca, utilize o botão PESQUISA, localizado no conjunto de botões na parte inferior da página.

O sistema disponibiliza o botão da ação quando abrimos um documento. O botão Arquivo corrente deve ser utilizado nos casos de conclusão da tramitação de um documento, até que seja definida a tabela definitiva de temporalidade pelo Arquivo da cidade.
Em relação à competência para arquivamento, a ação cabe a dirigentes acima do cargo DAS 06, do “tipo D”.

O arquivamento deve ser realizado pelo órgão que abriu o processo/expediente

A busca deve ser feita no botão Consultar Processo em processo.rio

Apenas os processos e documentos criados na plataforma Processo.rio poderão ser encontrados a partir da busca. Os processos criados na plataforma possuem o formato SSSPPPAAAA/XXXXX (SSS é o conjunto de letras que identifica a secretaria ou órgão da Administração Indireta, PPP é o conjunto de letras que indica a espécie documental, AAAA – são quatro números que representam o ano de abertura e XXXXX – é a numeração sequencial de processos ou documentos dentro de um Órgão).

Caso o processo tenha o formado 00/000.000/0000, significa que foi criado na plataforma antiga (SICOP). A busca deverá ocorrer em http://www2.rio.rj.gov.br/sicop/sicop.asp

A busca deve ser feita no botão Verificar documento em processo.rio

Todo documento gerado no sistema possui um número de verificação da autenticidade no seu rodapé, visível nas opções Ver impressão e Inteiro teor.

Os modelos são formulários padronizados para abertura e instrução de processos e documentos, para produção interna no sistema, sem necessidade de upload de PDFs.

Todo órgão pode solicitar a criação de novos modelos. O ponto focal do  órgão deverá encaminhar a solicitação para processorio@rio.rj.gov.br

Não há necessidade de digitalizar todos os processos físicos que ainda não foram arquivados. A digitalização (escaneamento) de um processo físico em andamento é uma decisão do órgão, que deve avaliar a conveniência do procedimento, em vista do tempo ainda previsto de tramitação, volume de folhas etc.

Se for o caso, consulte o guia específico na aba Guias da página

Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formato PDF, de tamanho inferior a 10 MB cada.

Caso o arquivo seja superior a esse tamanho, uma opção é dividi-lo de modo que cada arquivo (ou cada lote de arquivos) não ultrapasse esse limite. Outra opção é usar uma das ferramentas disponíveis na internet para comprimir/reduzir o seu tamanho.

O limite é de 400 folhas por volume de processo.