Os documentos encaminhados para o login ou a lotação serão indicados nas colunas Atendente e Lotação.

Caso a tela inicial apareça vazia e não apareça nenhum documento na mesa, é porque não houve nenhuma tramitação para o usuário.

Se houver algum erro e os quadros nem aparecem, entre em contato com o Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.

Se na tela inicial aparecer a mensagem em vermelho “MÓDULO NÃO ENCONTRADO”, pode trabalhar normalmente, mas é preciso informar ao Ponto Focal do seu órgão para que sejam feitos os ajustes necessários no seu perfil.

É o número ao lado do nome do usuário, o código da Unidade Administrativa onde está lotado.

O Processo.rio possui integração com o SICI, o Sistema de Codificação Institucional da Prefeitura.

A coluna Situação representa os marcadores do documento, e indica as condições como o seu andamento, as pendências, o momento em que se encontra o documento e outras informações. Deve ser utilizada como um guia para o usuário.

Na tela inicial do sistema, clique em CRIAR DOCUMENTO, e depois escolha o modelo de abertura.

Na criação de um documento, o campo subscritor vem preenchido com os dados do usuário logado. Este dado pode ser alterado enquanto o documento não for assinado.

Insira a matrícula da pessoa que vai assinar no campo “Subscritor”

Um documento só poderá ser alterado/editado antes de ser assinado.

Para revisar um documento em elaboração, o SUBSCRITOR, antes de assinar, deve acionar o botão “PERFIL DE ACOMPANHAMENTO” e indicar a matrícula do funcionário para marcá-lo como “REVISOR”. O documento surgirá na tela de trabalho do outro agente na situação “COMO REVISOR”. Este poderá entrar no documento, conferir e editá-lo, caso necessário. Após a conferência, o revisor deverá acionar o botão “FINALIZAR”. Assim, o documento será disponibilizado ao agente responsável pela assinatura para dar continuidade.

Digite o número completo do documento que deseja fazer referência, no momento da criação do texto. Dessa forma, será criado um hiperlink permitindo que o leitor clique e consulte o documento em outra tela.

Na tela do documento, clique no botão “INTEIRO TEOR”. Será possível visualizar todo o documento, baixar ou imprimir.

O rascunho de um documento poderá ser gravado utilizando a funcionalidade PREENCHIMENTO AUTOMÁTICO. Ao finalizar o texto, acesse essa funcionalidade localizada na própria tela de criação do documento, clique em ADICIONAR e nomeie o rascunho.

Com o documento que deseja replicar em tela e assinado, clique no botão “CRIAR VIAS”.  O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais.

A função CRIAR VIAS aplica-se em EXPEDIENTES (esta função não pode ser utilizada em processos).

Para criar múltiplos processos, entre no processo desejado e utilize a função CRIAR SUBPROCESSO.

Subprocesso é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.

A funcionalidade ANEXAR é utilizada para inserir um documento externo (não produzido pelo sistema Processo.rio), como parte integrante do processo. Somente é permitida a extensão PDF.

A funcionalidade INCLUIR é utilizada para inserir um documento produzido pelo sistema Processo.rio como parte integrante do processo.

A funcionalidade JUNTAR refere-se à juntada no corpo processual, de documentos que são produzidos no Processo.rio (exemplo: despachos, pareceres).

A funcionalidade APENSAR é utilizada para unir dois processos de assuntos que são correlatos e que necessitam caminhar juntos.

A funcionalidade VINCULAR é utilizada para fazermos referência a um processo. Essa referência não fará com que os processos caminhem juntos, apenas poderão ser consultados facilmente, como referência, na caixa DOCUMENTOS RELACIONADOS.

CAPTURAR DOCUMENTO EXTERNO é uma funcionalidade representada em um modelo que permite anexar arquivos externos como parte integrante do processo ou expediente.

Um documento auxiliar inserido no processo que tenha sido cancelado não pode ser recuperado. Para que não perca o conteúdo, faça o download do documento, antes de cancelá-lo, ou converta para PDF e anexe ao processo ou expediente.

Qualquer formato de documento pode ser inserido em ARQUIVOS AUXILIARES, exceto PDF, com qualquer tipo de extensão, limitado o tamanho a 10MB.

Um documento somente poderá ser tramitado após sua assinatura.

Após o documento estar assinado, o status será “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção TRAMITAR. Será apresentada a seguinte tela:

● Preencha com os dados do destinatário (neste momento é possível estabelecer um prazo para a devolução do documento).
● Clique no Botão “OK”
● A tramitação foi realizada (não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação)

Caso no momento da assinatura do documento, o destinatário já tenha sido preenchido, a opção para tramitar já virá marcada facilitando o trabalho do usuário.

Os documentos já tramitados aparecem na situação Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.

Caso tenha tramitado um documento para o lugar errado, utilize o recurso DESFAZER TRANSFERÊNCIA.

Obs.: Esta ação somente é possível ser feita caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua unidade

Para corrigir uma tramitação errada que tenha sido recebida, o destinatário deverá realizar outra tramitação devolvendo o documento enviado por engano.

No momento da tramitação, no campo seguinte ao DESTINATÁRIO, clique nos três pontinhos para abrir a busca de órgãos e usuários do sistema.

Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.

Para receber o documento, simplesmente clique para abrir qualquer um deles.

Neste momento, o recebimento foi realizado.

Atenção: o sistema não apresentará nenhuma mensagem.

Existem várias tarefas que podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.

Para exibir o menu onde poderá ser selecionado as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:

Para executar estas tarefas, clique em DOCUMENTOS

As tarefas que podem ser executadas em lote são:

• Transferir em Lote
• Receber em Lote
• Anotar em Lote
• Assinar em Lote
• Arquivar em Lote
• Arquivar Intermediário em Lote
• Arquivar Permanente em Lote

Por meio destas opções é possível executar a mesma ação em mais de um documento ao mesmo tempo. Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.

Receber em Lote: acesse PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.

Para realizar a pesquisa direta, digite o número completo do documento na barra azul. A composição do número traz informações da origem do processo, tipo do processo, ano e número sequencial. Caso esteja procurando um documento do seu órgão de lotação, não é necessário digitar a sigla nem os zeros à esquerda do número do documento. Para pesquisas mais detalhadas e com filtros de busca, utilize o botão PESQUISA, localizado no conjunto de botões na parte inferior da página.

Clique em MENU > ADMINISTRAÇÃO > GERENCIAR POSSÍVEIS SUBSTITUTOS, e escolha o titular e o possível substituto. Caso esta funcionalidade não esteja disponível, encaminhe e-mail processorio@rio.rj.gov.br

O sistema disponibiliza botões de ação quando abrimos um documento. O botão Arq. corrente deve ser utilizado nos casos de conclusão da tramitação de um documento, até que seja definida a tabela definitiva de temporalidade pelo Arquivo da cidade.

Apenas os processos criados na plataforma Processo.rio poderão ser encontrados a partir da busca. Os processos criados na plataforma possuem o formato SSSPPPAAAA/XXXXX

Onde:

SSS é o conjunto de letras que identifica a secretaria ou órgão da Administração Indireta. (SMC para Secretaria Municipal de Cultura, por exemplo).

PPP é o conjunto de letras que indica a espécie documental (PRO para processo, por exemplo)

AAAA – são quatro números que representam o ano de abertura.

XXXXX – é a faixa numérica sequencial de processos dentro de um Órgão, por tipo de processo, reiniciada a cada ano

Caso o processo tenha o formado 00/000.000/0000, significa que foi criado na plataforma antiga (SICOP) e ainda não foi migrado para a nova. A busca, nesse caso, deverá ocorrer em http://www2.rio.rj.gov.br/sicop/sicop.asp

Encaminhe o relato para o e-mail processorio@rio.rj.gov.br, se possível com um print do erro.

Se os modelos existentes não atendem às necessidades do órgão, é possível constituir outro modelo ou alterar um existente. Encaminhe a questão ao Ponto Focal do órgão para que seja solicitada a criação de novo formulário ou a possibilidade de realizar o upload do documento externo.

Não há necessidade de digitalizar todos os processos físicos que ainda não foram arquivados. A digitalização (escaneamento) de um processo físico em andamento é uma decisão do órgão, que deve avaliar a conveniência do procedimento, em vista do tempo ainda previsto de tramitação, volume de folhas etc.

Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formato PDF, de tamanho inferior a 10 MB cada.

O limite é de 200 documentos por volume de processo.