Acesse aqui o Ambiente de Teste do Processo.rio para fazer simulações de criação de documentos, tramitação, anexação de arquivos, pesquisa da classificação documental, entre outras. Importante: por não ser o mesmo ambiente de produção, outra senha será necessária.
Acesse aqui o manual para instruções sobre Acesso ao sistema, Gestão de Documentos, Operações com Documentos, Tramitações, Recebimentos, Tarefas em Lote e Autenticidade de Documentos.
1 – Acesso ao Sistema
1.1 Requisitos para Execução
Google Chrome
1.2 URL de Acesso
Esta é a página inicial do Processo.Rio onde você encontrará informações úteis sobre o sistema. Para o acesso em si, clique no botão ACESSAR O SISTEMA.
1.3 Identificação do Usuário
Exemplo da composição da identificação:
Órgão: Empresa Municipal de Informática S.A
Sigla: IPL
Faixa de Matrícula (FM): 2
Matrícula: 612.345-6
Para este usuário, a identificação para acessar o sistema será: IPL26123456
1.3.1 Relação de Órgãos com as respectivas Siglas e Faixas de Matrículas:
| NOME | SIGLA | FM |
| Agência de Fomento do Município do Rio de Janeiro S.A. / FOMENTA RIO | FOM | |
| Centro de Feiras, Exposições e Congressos do Rio de Janeiro / RIO CENTRO S.A. | CEN | 1 |
| Companhia Carioca de Securitização / RIO SECURITIZAÇÃO | RSC | |
| Companhia de Desenvolvimento Urbano da Região do Porto do Rio de Janeiro / CDURP | POR | |
| Companhia de Engenharia de Tráfego do Rio de Janeiro / CETRIO | CET | 1 |
| Companhia Municipal de Energia e Iluminação / RIOLUZ | LUZ | 2 |
| Companhia Municipal de Limpeza Urbana / COMLURB | CLB | 4 |
| Controladoria Geral do Município do Rio de Janeiro / CGM | CGM | |
| Distribuidora de Filmes S.A. / RIOFILME | FIL | 1 |
| Empresa de Turismo do Município do Rio de Janeiro / RIOTUR | TUR | 2 |
| Empresa Municipal de Artes Gráficas S.A. / IMPRENSA DA CIDADE | IC | 4 |
| Empresa Municipal de Informática S.A. / IPLANRIO | IPL | 2 |
| Empresa Municipal de Multimeios Ltda. / MULTIRIO | MUL | 1 |
| Empresa Municipal de Urbanização / RIO-URBE | URB | 3 |
| Empresa Pública de Saúde do Rio de Janeiro S/A / RIOSAUDE | RSU | |
| Fundação Cidade das Artes / CIDADE DAS ARTES | ART | |
| Fundação Instituto das Águas do Município do Rio de Janeiro / RIOAGUAS | AGU | |
| Fundação Instituto de Geotécnica do Município do Rio de Janeiro / GEORIO | GEO | 1 |
| Fundação Jardim Zoológico da Cidade do Rio de Janeiro / RIOZOO | ZOO | |
| Fundação Parques e Jardins / FPJ | FPJ | 1 |
| Fundação Planetário da Cidade do Rio de Janeiro / PLANETÁRIO | PLA | 3 |
| Gabinete do Prefeito / GBP | GAB | |
| Guarda Municipal do Rio de Janeiro / GMRIO | GM | |
| Instituto de Previdência e Assistência do Município do Rio de Janeiro / PREVIRIO | PVR | 1 |
| Instituto Municipal de Urbanismo Pereira Passos / IPP | IPP | |
| Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro / PCRJ | RIO | |
| Procuradoria Geral do Município do Rio de Janeiro / PGM | PGM | |
| Secretaria Especial da Juventude Carioca / JUV-RIO | JUV | |
| Secretaria Especial de Ação Comunitária / SEAC-RIO | COM | |
| Secretaria Especial de Cidadania / SECID | CID | |
| Secretaria Especial de Políticas e Promoção da Mulher / SPM-RIO | LHE | |
| Secretaria Mun. de Desenvolvimento Econômico, Inovação e Simplificação / SMDEIS | EIS | |
| Secretaria Municipal da Pessoa com Deficiência / SMPD | DEF | |
| Secretaria Municipal de Assistência Social / SMAS | ASS | |
| Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia / SMCT | TEC | |
| Secretaria Municipal de Conservação / SECONSERVA | CSV | |
| Secretaria Municipal de Cultura / SMC | SMC | |
| Secretaria Municipal de Educação / SME | SME | |
| Secretaria Municipal de Esportes / SMEL | ESL | |
| Secretaria Municipal de Fazenda e Planejamento / SMFP | SMF | |
| Secretaria Municipal de Governo e Integridade Pública / SEGOVI | GOV | |
| Secretaria Municipal de Habitação / SMH | HBT | |
| Secretaria Municipal de Infraestrutura / SMI | IFR | |
| Secretaria Municipal de Meio Ambiente da Cidade / SMAC | MAB | |
| Secretaria Municipal de Ordem Pública / SEOP | EOP | |
| Secretaria Municipal de Planejamento Urbano / SMPU | SMU | |
| Secretaria Municipal de Proteção e Defesa dos Animais / SMPDA | ANI | |
| Secretaria Municipal de Saúde / SMS | SMS | |
| Secretaria Municipal de Trabalho e Renda / SMTE | TRA | |
| Secretaria Municipal de Transportes / SMTR | MTR | |
| Secretaria Municipal do Envelhecimento Saudável, Qualidade de Vida / SEMESQV | QVE | |
| Vice-Prefeitura | VP |
| Observação: Caso a sua faixa de matrícula – FM, esteja em branco, não utilize nenhum número. |
| Observação: Diariamente, o RH dos Órgãos envia o cadastro de servidores ativos / inativos ou desligados das respectivas unidades administrativas para o Sistema. Desta forma, somente os servidores que estejam com sua matrícula ativa e com o e-mail institucional, poderão acessar o Sistema. |
1.4 Senha de Acesso ao Sistema
1.4.1 Primeiro acesso
O usuário deverá clicar na opção “Sou um novo usuário” na tela de login.
Na sequência, informe a Identificação do usuário nos termos do item 1.3 deste Manual e o CPF. Clique no botão OK e o sistema enviará para o e-mail corporativo uma mensagem com a senha. Esta senha poderá ser trocada.
| Observação: No caso de Órgãos que adotem ferramentas de e-mail específicas, como a SMF e a SME, será usado o e-mail do Órgão.
Exemplo: Servidor possui os e-mails com extensão “@rio.rj.gov.br” – Institucional e “@rioeduca.net” – Órgão. A senha e as demais comunicações do Sistema serão sempre enviadas para o e-mail “@rioeduca.net”.
|
| Observação: Somente o servidor que esteja com sua matrícula ativa e com o e-mail institucional, poderá acessar o sistema. Caso o servidor não possua e-mail institucional o mesmo deve solicitar a criação deste e-mail, junto ao Gestor de Correio do seu órgão. Não será permitido o uso de e-mails particulares para acessar o sistema Processo.Rio. |
1.4.2 Trocando a senha
Após acessar o Sistema com a senha recebida através do e-mail institucional ou do Órgão, o usuário poderá realizar a troca da senha.
Esta opção é selecionada em: MENU => Administração => Trocar senha.
| Observação: Esta senha é exclusiva para o sistema Processo.Rio. |
2 – Gestão de Documentos
2.1 Área de Trabalho da Tela Inicial
Esta tela funciona como uma espécie de resumo da “Mesa Virtual”. Nela encontram-se todos os documentos que estão sob a responsabilidade do usuário logado e que estejam em sua Unidade Administrativa aguardando alguma tratativa.
| Observação: Sempre que quiser voltar imediatamente para a área de trabalho da tela inicial, basta clicar no logotipo do sistema Processo.Rio, que fica na parte superior esquerda.
|
2.1.1 Identificando a Área de Trabalho
| Observação: Expedientes são os documentos classificados como ofícios, memorandos, pareceres, despachos, entre outros. |
2.1.1.1 Módulos Expedientes e Processos Administrativos
a) Coluna Situação
As situações listadas nesta coluna aplicam-se a ambos os tipos de documentos: Expedientes ou Processos Administrativos.
Nesta situação ficam localizados os documentos (expedientes e processos) que estão na fase de elaboração, com uma numeração temporária (TMP), indicando sua condição de rascunho, por exemplo: TMP-1234567, até serem finalizados. Enquanto permanecerem na situação de “EM ELABORAÇÃO” podem ser editados ou excluídos.
Nesta situação serão apresentados os documentos (expedientes e processos) que estão em elaboração pelo usuário logado ou quando o usuário for indicado como cossignatário, após a assinatura do documento.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) que foram finalizados pelo usuário logado responsável pela assinatura do documento que está sendo produzido ou até o servidor designado por ele, como subscritor no momento da elaboração, assinar o documento.
| Observação: Uma vez assinado o documento, este não poderá ser alterado ou excluído.
|
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado ou sua lotação. Após visualizados, serão considerados recebidos automaticamente.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado e que devem ser devolvidos obedecendo o prazo determinado pelo remetente.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado e que o prazo para devolução expirou.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados, que tenham tido o prazo de devolução não expirado, estipulado pelo usuário logado ou sua lotação.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados, que tenham tido o prazo de devolução expirado, estipulado pelo usuário logado ou sua lotação.
| Observação: Para o sistema, a data de devolução é meramente informativa não impactando no seu tramite.
|
Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) que estão aguardando para serem tramitados, despachados ou arquivados. Estes documentos não podem mais ser excluídos ou editados.
Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados e que ainda não foram recebidos / abertos pelo usuário ou lotação de destino.
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) que poderão ser revisados pelo COSSIGNATÁRIO, antes da finalização e assinatura do SUBSCRITOR.
Nesta situação, encontram-se documentos (expedientes e processos) nos quais o usuário tem o perfil definido como gestor.
Apresenta a relação de documentos (expedientes e processos) em que o usuário tenha sido marcado como interessado. Ver também item “DEFINIR MARCADOR”.
Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) nos quais o usuário foi marcado com revisor. Após a assinatura do documento a definição de perfil é cancelada automaticamente pelo sistema e o usuário deixa de ser revisor.
Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) que foram suspensos temporariamente, aguardando uma ação que lhe dê continuidade.
| Observação: Veja mais detalhes na ação de Sobrestar, neste manual.
|
Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes ou processos) que possuem em seu corpo documentos em formato PDF que foram juntados através da funcionalidade ANEXAR, e não foram assinados pelo subscritor ou funcionário competente, de acordo com a regra de negócio. Nesta situação este documento poderá ser excluído.
| Observação: Os ANEXOS PENDENTES DE ASSINATURA/CONFERÊNCIA receberão paginação, porém, apresentarão uma faixa de MINUTA, indicando sua condição. |
b) Coluna Atendente
Esta coluna apresenta todos os documentos (expedientes e processos) que estão diretamente relacionados ao usuário logado.
c) Coluna Lotação
Esta coluna apresenta todos os documentos (expedientes e processos) que estão na lotação do usuário, incluindo os documentos que necessitam de tratamento por ele. Não apresenta a quantidade total de documentos do Órgão e sim somente da sua Lotação.
| Observação: Para ter acesso aos documentos, basta clicar no indicador numérico da respectiva coluna.
|
2.1.1.2 Mesa Virtual
Na tela inicial do sistema, clique no botão MESA VIRTUAL.
Uma nova tela será apresentada com os documentos (expedientes e processos) agrupados por situação, e que constam direcionados a sua matrícula ou lotação, onde você poderá gerencia-los.
Para abrir um documento, clique no código dele.
2.1.1.3 Pesquisando um Documento
2.1.1.3.1 Pesquisa rápida (Barra Azul)
Neste campo é possível realizar a pesquisa de um documento utilizando somente o seu número.
Para os documentos do seu órgão, não é necessário informar o órgão, tão pouco é necessário digitar os zeros do número do documento. Ex.: estando na IPLANRIO, pode-se pesquisar pelo documento número “IPLANRIO-MEM-2020/00008” ou então digitando somente “MEM-2020/8”.
Observação: caso o documento não exista, nenhuma mensagem é apresentada.
2.1.1.3.2 Pesquisar Documentos
Na tela inicial do sistema, clique no botão PESQUISAR.
Nesta tela você poderá consultar todos os documentos (expedientes e processos) que constam na plataforma, por formas variadas de busca. Não é necessário o preenchimento de todos os campos para efetuar a busca. (VER TÓPICO PRINCIPAIS SITUAÇÕES DOS DOCUMENTOS).
O campo órgão virá preenchido, com a informação do usuário logado. Preencha os campos desejados, não sendo necessário o preenchimento de todos eles, e clique no botão BUSCAR.
| Observação: Para pesquisar os documentos que foram cancelados, na pesquisa procure por documentos com a situação SEM EFEITO. |
Uma tela de Documentos Encontrados será apresentada. Caso queira abrir o documento, clique no número dele.
2.1.1.4 Criar Documentos
Na tela inicial do sistema, clique no botão CRIAR DOCUMENTO.
Uma tela de “NOVO” será apresentada, onde poderão ser criados diversos modelos de documentos (expedientes e processos).
Existem diversos modelos que podem ser utilizados para criação de documentos (expedientes e processos). Selecione um dos modelos predefinidos.
| Observação: Caso seja necessária a criação de um novo modelo de documento, o Órgão deverá enviá-lo para avaliação do Comitê Técnico do Processo.Rio, através do e-mail: processorio@rio.rj.gov.br
|
É um expediente em que uma autoridade administrativa formula uma decisão, um encaminhamento em processo ou outro documento submetido à sua apreciação ou deliberação. Geralmente, o despacho baseia-se em parecer ou informação.
Os despachos podem ter caráter decisório, que encerra a matéria em pauta por uma decisão administrativa. Ou interlocutório, que não resolve a questão principal, encaminhando à autoridade competente ou à outra unidade administrativa o documento submetido à sua apreciação, com informações auxiliares à decisão final.
Caso seja necessário fazer referência a uma informação anterior, utilize o número do documento, em seu despacho. Quando da visualização deste despacho, será apresentado como um hiperlink.
É um expediente produzido fora do ambiente do Processo.Rio. Este pode ser em papel ou em meio eletrônico. Ex.: Uma Nota Fiscal de um prestador de serviço.
É um expediente que registra a manifestação do servidor visando prestar esclarecimentos, elucidar aspectos de uma situação ou fato e subsidiar a tomada de decisões. Usado para instruir um processo ou expediente. Independente da relação hierárquica entre emissor e receptor.
É um expediente de correspondência interna, utilizado na comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente da relação hierárquica entre emissor e receptor.
Serve não só para transmitir informações, solicitar esclarecimentos ou providências, mas também para encaminhar, expor projetos, ideias e diretrizes para o Serviço Público.
É um expediente de correspondência cuja finalidade é estabelecer a comunicação dos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares, para tratar de assuntos técnicos ou administrativos.
É um expediente utilizado para emitir um juízo sobre assunto submetido à apreciação. Contém pronunciamento, determinação, recomendação e fundamentos legais, em que se apoia a decisão a ser tomada por autoridade competente, implicando solução favorável ou desfavorável.
A planta é um desenho em escala que mostra a relação entre as características físicas vistas de cima. Ela fornece uma maneira de visualizar como as pessoas vão se mover no ambiente.
Tem por finalidade tratar de questões administrativas de rotina tais como processos de sindicância, diárias e passagens, dentre outros e que não sejam atendidas nos outros modelos de processos que são apresentados no seu perfil.
Este campo classifica as formas de cadastro do documento quanto à sua origem: Interno Produzido ou Interno Folha de Rosto. O Interno produzido são os documentos produzidos pelo Sistema Processo.Rio. O Interno Folha de Rosto são documentos produzidos pelo sistema Processo.Rio, cujo o teor é composto por um documento do antigo SICOP, onde poderemos citar a numeração original deste documento.
Este campo atribui aos documentos o nível de acesso à informação contida nele. Esta escolha deve estar de acordo com os princípios da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), que tem a observância da publicidade como regra e do sigilo como exceção.
A tabela abaixo apresenta as opções de níveis de acesso disponíveis no sistema e seus conceitos:
| Observação: Este campo deverá ser preenchido de acordo com a natureza do assunto. Pois caso um documento que seja de conteúdo sigiloso seja configurado como público, informações de grande importância ficarão expostas. |
| Importante: Qualquer nível de restrição de acesso deve ser fundamentado de acordo com as hipóteses legais de sigilo. Igualmente devem ser protegidas as informações sigilosas e os dados pessoais, nos termos da legislação vigente. Acesse www.processo.rio para conhecer o escopo do direito de acesso à informação e a tabela de hipóteses legais de sigilo. |
| Observação: Além das hipóteses principais, devem ser obedecidas outras previstas em Lei e que se enquadram no âmbito de atuação dos órgãos e entidades da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro. |
Este campo identifica o responsável pela assinatura do documento. O nome do servidor informado neste campo será registrado ao final do documento.
| Observação: Caso esteja produzindo um documento para outra pessoa assinar, informe a matrícula do outro funcionário neste campo.
|
Esta opção ao ser marcada, permite registrar os dados do Titular que está sendo representado pelo Subscritor em um modelo de documento específico.
| Observação: Atualmente, a função do SUBSTITUTO ainda não está funcional no sistema. A sua utilização não afeta a utilização do documento. Fique atento as atualizações do sistema e do manual.
|
Ao marcar esta opção, indique a Função, ou a Lotação que você deseja que substitua as suas informações cadastrais.
Este campo identifica para quem se destina o expediente ou processo administrativo.
O cadastro do destinatário poderá ser realizado através do preenchimento de um dos campos abaixo:
Este campo possibilita o cadastro de modelo de documento rotineiramente utilizado. Para utilizar esta funcionalidade deve-se preencher e conferir os dados, selecionar a opção “adicionar”, atribuir um nome para o documento e apertar ok. O seu modelo de tema será salvo para uso futuro.
Também estão disponíveis as opções: Alterar e Remover.
| Observação: O preenchimento automático é específico para cada modelo e fica atrelado ao login do usuário.
|
Este campo deve ser preenchido obrigatoriamente com o código da classificação documental. A classificação tem a função de informar o assunto do documento e o seu prazo de guarda, de acordo com a Tabela de Temporalidade Vigente.
| Observação: Neste campo é definido também o assunto principal do documento.
|
Este campo é para edição do texto a ser registrado no documento.
Com relação a fonte de letra, de acordo com o estilo escolhido, o tamanho da fonte será modificado. Para “Título”, tamanho 20; para “Subtítulo”, tamanho 16; para o “com recuo”, tamanho 12.
| Observação: Caso o documento apresente mais de uma página e na formatação padrão apareça apenas a assinatura do subscritor na última folha, o tamanho da letra poderá ser alterado a fim de possibilitar o ajuste. (Utilizado em “Ver Impressão”) |
| Observação: Cabe ressaltar o estilo da fonte é Arial, de acordo com o Manual de Redação Oficial da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro |
Esta opção finaliza a edição do documento.
| Observação: Após o OK, o documento ganhará um número temporário com o formato TMP-9999999. |
Esta opção permite visualizar rapidamente o texto do documento.
Esta opção permite visualizar o documento diagramado para impressão.
3 – Operações com os Documentos
As seguintes operações são aplicáveis aos expedientes e processos.
É a ação de integrar um arquivo externo ao documento. Após a execução desta ação o arquivo passa tramitar junto ao documento, como se fosse único. Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formatos não-proprietários ou de padrões abertos, como por exemplo: PDF, TIFF, JPG, ODF aplicações baseadas no XML, etc., de tamanho inferior a 10 MB, ou seja, não é permitido o uso de arquivos com as extensões DOC, DOCX, XLS, XLSX, etc.
É a ação de juntar temporariamente um processo ou expediente a outro, desde que possuam matérias semelhantes, sem que este, no entanto, seja parte integrante dele, fazendo com que os dois documentos tramitem juntos por um determinado período. Este procedimento é indicado quando a decisão a respeito de um, requeira informações que estejam nos documentos do outro processo, mantendo as características individuais de cada um.
É a ação que atesta que um documento corresponde ao original, quando for possível comprovar essa condição, ou que representa uma cópia simples, feita por servidor público, naquele determinado momento.
É ação que permite reunir documentos em forma de processo. A partir da autuação, é gerado um número de processo.
É a ação que permite assinar o documento temporário, tornando-o não mais editável, criando assim a numeração definitiva.
É a ação que permite inserir uma pequena observação ao documento. A anotação será exibida nas movimentações do documento, podendo ser excluída a qualquer tempo pelo usuário que a criou.
É a ação que torna o documento assinado SEM EFEITO. Uma vez que o documento é assinado, este não pode ser mais editado. Por esse motivo, se for necessário fazer alguma alteração em seu conteúdo, este deverá ser cancelado. O cancelamento só pode ser feito pelo subscritor e este estando de posse do documento.
Para ser cancelado, o documento não pode estar juntado / apensado ou ter documentos juntados / apensados.
| Observação: Para pesquisar os documentos cancelados, na pesquisa procure por documentos com a situação SEM EFEITO.
|
O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Entretanto, a criação de vias só é recomendada nos casos em que estas sejam consideradas extremamente necessárias. É bom saber que cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais. Caso sejam criadas vias adicionais, é possível efetuar ações, por meio da opção VER MAIS, o usuário obtém a visão geral do andamento de cada via do documento que foi criada, bem como os respectivos recursos disponíveis para cada uma dessas vias, tais como: Anotar, Ver Dossiê, Incluir Documento, Tramitar e Arquivar Corrente.
Subprocesso ou Documento Filho é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.
Exemplo: um processo do tipo EIO, cujo objeto seja a contração de serviços a serem prestados de forma continuada. Enquanto, no processo principal (Documento-Pai), ficam os contratos e os aditamentos, no Subprocesso (Documento-Filho), ficam as notas fiscais e seus pagamentos. Dessa forma, o processo principal (documento-pai) pode ser enviado, por exemplo, para área de Contratos para trâmites de aditamento contratual, e o subprocesso (documento-filho) para área responsável pelo pagamento de notas fiscais. É importante lembrar que o subprocesso, apesar de ser parte integrante do processo principal, é considerado um documento independente, com tramitação própria. Caso seja necessário, pode-se apensá-lo ao processo principal para que tramitem juntos. Além disso, o processo principal e o subprocesso podem ter um ou mais volumes.
| Observação: Volume é um conjunto de documentos agrupados de acordo com a capacidade do dispositivo disponível para sua formação. Tão logo o volume atinja um certo tamanho que dificulte a manipulação de seu conteúdo, este é encerrado, ensejando a abertura de um novo. No Processo.Rio, os volumes são encerrados automaticamente quando se atinge o número de 200 folhas. |
É ação que permite a escolha de marcadores segundo a legislação vigente para este tema. Exemplo: Decreto Nº 2477 de 25 de janeiro de 1980.
| Observação: Essas marcações, uma vez assinaladas, aparecerão na coluna situação, na tela inicial do Processo.Rio.
|
É a ação que permite retirar um documento do corpo processual, deixando-o independente novamente. Esta operação gera uma Certidão de Desentranhamento. Este documento indica as páginas que foram retiradas do documento principal, quem realizou essa ação, a data e o motivo. A certidão pode ser consultada em VER DOSSIÊ. Ao desentranhar um documento, sua classificação documental não retorna à antiga, ou seja, é mantida a mesma classificação do documento em que ele havia sido juntado.
É a ação que permite duplicar o conteúdo de um expediente ou processo para elaboração de um novo documento, sem que o original seja modificado. O novo documento recebe uma numeração temporária (TMP) e pode ser editado
É a ação que permite o usuário a voltar para a tela de edição do documento. Essa funcionalidade só pode ser realizada enquanto o documento não estiver assinado.
É a ação que permite excluir o documento temporário do sistema, não sendo possível recuperá-lo. É importante lembrar que essa opção só é possível pelo fato dele ainda ser temporário.
Os processos criados com o meio de tramitação físico possuem a opção encerrar Volume. Ao realizar essa operação, uma Certidão de Encerramento de Volume é adicionada ao Processo e o volume é encerrado. Ao executar a opção Abrir Novo Volume, o volume anterior é apensado ao novo, fazendo com que ambos tramitem juntos.
É a ação que torna o documento pronto para ser assinado. O sistema gerará uma numeração definitiva para o documento. Outra forma de finaliza-lo é quando o mesmo é assinado. Ao assinar, este documento será finalizado automaticamente.
É a ação que permite juntar uma cópia de outros documentos já existentes no Processo.Rio ao documento que está sendo produzido ou despachado.
É a ação que permite criar e juntar qualquer outro tipo documental ao documento em andamento, tais como despacho, memorando e parecer. Ao selecionar a opção incluir documento, o sistema carregará a tela de criação de um novo documento com o campo modelo já preenchido com o despacho, por ser este o tipo documental mais utilizado para dar andamento aos expedientes e processos. Entretanto, o usuário pode selecionar qualquer outro documento da listagem.
É a ação que permite fazer o arquivamento permanente da via, gerando um protocolo de arquivamento, que pode ser acessado através de um link na movimentação. É possível desfazer o arquivamento permanente ou desarquivá-lo.
É a ação que permite incluir um segundo subscritor, ou mais, como responsáveis por assinar o documento, desde que este ainda não tenha sido assinado.
É quando um documento é juntado definitivamente a outro que por sua natureza dele deva fazer parte integrante. A peça juntada será colocada após a última folha de continuação e numerada segundo a ordem sequencial existente no processo principal.
| Observação: Por ser definitivo, tenha atenção quando for fazer este procedimento. Caso você tenha dúvidas se os assuntos dos documentos devam ser juntados, opte pela funcionalidade APENSAR. |
É a ação que permite modificar a classificação do documento (assunto), justificando o motivo do ato.
Esta ação permite alterar o nível de acesso à informação contida no documento.
| Observação: Consulte as definições do campo Acesso no item 2.1.1.4 Criar Documentos – C |
| Observação: A escolha do nível de acesso deverá respeitar as tabelas de temporalidade, classificação de assuntos e a legislação vigente. Fique atento as atualizações do sistema e do manual. |
É a ação que registra a data da publicação de um documento no Diário Oficial.
É a ação que permite suspender, temporariamente, o andamento de um documento que esteja na dependência de outro documento ou ação que lhe dê continuidade.
As regras para sobrestar um documento são:
| Observação: Para desfazer o Sobrestado, você deve utilizar o botão Desobrestar. Este botão vai surgir somente quando o documento estiver sobrestado. |
É a ação que permite visualizar todo o conteúdo do documento (despachos, anexos e documentos vinculados). Permite a exibição no navegador, em PDF e em tela cheia.
Visualizar Movimentações: clicando neste local, volta-se para a tela inicial do documento.
Preferência: Formatos de visualização:
Inicialmente, clique no nome do documento – a esquerda, e depois no formato a ser exibido
As marcas do QR-Code e do código de barras do documento serão apresentadas.
As marcas do QR-Code e do código de barras do documento não serão apresentadas.
É a ação que permite visualizar exatamente como será impresso o documento.
É a ação que permite visualizar todos os eventos que o processo sofreu durante sua construção e trâmite, tais como: criação, apensação, juntada, encerramento de volume, transferência, recebimento etc.
É a ação que permite fazer referência cruzada entre documentos que tratam do mesmo assunto ou se complementam. Diferentemente da função juntar, a função vincular apenas disponibiliza um link para acesso ao outro documento.
Esta ação pode ser realizada por qualquer pessoa e os documentos podem estar em locais diferentes. Os documentos devem estar na situação AGUARDANDO ANDAMENTO.
| Observação: Para desfazer uma vinculação, utilize a função DESVINCULAR. Para isso acesse a funcionalidade VER MAIS.
|
Com seu documento aberto, esta funcionalidade encontra-se na parte inferior direita da tela.
A funcionalidade Arquivos Auxiliares tem por objetivo de substituir a necessidade de enviar arquivos por e-mail no Processo.Rio, não fazendo, entretanto, parte do expediente ou processo. Você pode incluir arquivos de qualquer tipo / extensão de até 10Mb, cada um.
Por meio desta funcionalidade, é possível inserir no Processo.Rio o arquivo eletrônico do documento no formato original, equivalente ao que foi inserido em PDF, possibilitando assim, a edição do arquivo original pelo destinatário e a inserção de nova versão, em PDF, no dossiê do documento.
Para incluir um arquivo auxiliar clique no “+” em “Arquivo Auxiliares”.
| Observação: Caso seja necessário excluir um arquivo, clique na mensagem CANCELAR ao lado do nome do arquivo. Na próxima tela, explique o motivo do cancelamento e confirme com OK. |
| Observação: Como o Arquivo Auxiliar não faz parte do documento, este poderá ser removido por qualquer funcionário que esteja de posse do mesmo. |
3.1 Procedimento para Elaboração de Processo
Existem duas formas de criação de processos. São elas:
| Observação: lembrando que, ao criar um processo desta forma, será gerado apenas a capa.
|
| Observação: Certifique-se que você está com o documento principal aberto na primeira folha sob pena de perder documentos ao autuar. |
Estando na página inicial, selecione o documento que deseja dar continuidade na coluna “Aguardando Andamento”.
Abra o documento e localize o botão “Incluir Documento”. Escolha o modelo apropriado. Desta forma um documento “Novo” será iniciado. Preencha todos os campos e no campo “Texto do Despacho” escolha umas das opções disponíveis. Caso não tenha a ação desejada, selecione a opção “Outro” e escreva no campo abaixo o conteúdo desejado. Ao término, selecione OK.
Um expediente temporário “TMP” será criado. Clique em “Assinar”. Observe que no momento da assinatura a opção “Juntar” no rodapé aparecerá selecionada, indicando que este despacho será juntado ao seu processo. Pressione a opção Assinar. Coloque a sua senha e pressione OK.
O expediente receberá a denominação “DES” (de despacho). Ao final do expediente, surgirá a informação de que este despacho está juntado ao documento principal. Clique neste número do documento que será exibido com o documento juntado para proceder a tramitação.
4 – Tramitando um Documento
Após o documento estar assinado, o mesmo assumirá o status “Aguardando Andamento”. Neste momento é possível escolher a opção “Tramitar”. Será apresentada a seguinte tela:
Preencha com os dados do destinatário, que pode ser por Matrícula, Órgão integrado (Unidade Administrativa) ou Externo. Na caixa seguinte, você poderá digitar o código correspondente, caso saiba o destino da sua tramitação, ou pesquisar esta informação.
Opcionalmente, você pode estabelecer, para seu controle, uma data de devolução do documento que será apresentada na tela inicial. Você poderá acompanha-la na situação A DEVOLVER. Essa data tem apenas efeito informativo.
Após o preenchimento destes dados, escolha a opção OK. A tramitação foi realizada. Os documentos já tramitados aparecem na situação “Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.
| Observação: Cuidado ao tramitar um documento pois o sistema não apresentará nenhuma mensagem de confirmação.
|
| Observação: Fique atento pois caso o destinatário tenha sido preenchido na criação do documento, esse será tramitado automaticamente na sua assinatura. |
Após a tramitação, o documento apresentará um diagrama que exibe informações sobre as tramitações ocorridas com o mesmo.
Neste diagrama de tramitação, posicionando-se o mouse sobre qualquer figura, será apresentado o nome da Unidade Administrativa. A figura apresentada em vermelho, é o local atual do documento. As setas, em conjunto com os números, indicam a ordem da tramitação.
5 – Desfazer Transferência (tramitação)
Caso o usuário realize uma tramitação para algum órgão equivocadamente, essa ação poderá ser desfeita, utilizando o recurso “Desfazer Transferência”.
| Observação: Esta ação somente é possível caso o destinatário não tenha realizado o recebimento do documento em sua Unidade. |
6 – Recebendo um Documento
Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.
Para receber o documento, simplesmente clique no número do documento para abri-lo. Neste momento, o recebimento foi realizado e não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação.
7 – Tarefas em Lote
Existem várias tarefas, que dependendo do perfil do usuário, podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.
Para exibir o menu onde poderão ser selecionadas as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:
Para executar estas tarefas, clique em Documentos.
Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.
7.1 Receber em Lote
Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:
PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.
7.2 Assinar em Lote
Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:
PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Assinar em Lote.
| Observação: Somente serão apresentados os documentos que estejam finalizados ou seja com a numeração definitiva. |
7.3 Arquivar em Lote
Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:
PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivar em Lote.
| Observação: Esta ação só estará disponível para os usuários com perfil de gestão documental. |
7.4 Arquivar Intermediário em Lote
Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:
PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivo Intermediário em Lote.
| Observação: Esta ação só estará disponível para os usuários com perfil de gestão documental. |
7.5 Arquivar Permanente em Lote
Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:
PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivar Permanente em Lote.
| Observação: Esta ação só estará disponível para os usuários com perfil de gestão documental. |
8 – Autenticidade
Todos os documentos produzidos, recebem um código que permite a verificação da sua autenticidade, após terem sido assinados.
No rodapé do documento, é possível utilizar o QR-Code que está no canto esquerdo, ou o link de acesso com o número.
Uma terceira forma para checar a autenticidade do documento, é estando na Landing Page, clicar em VERIFICAR AUTENTICIDADE e seguir os procedimentos da tela.
9 – Glossário
O presente Glossário é fruto da necessidade do entendimento correto dos termos relativos ao processo administrativo associado neste momento também à vertente do processo eletrônico, visto que a Prefeitura do Rio está implantando essa tecnologia com o Processo.Rio no âmbito da Administração Direta e Indireta.
Esse trabalho é a compilação literal dos verbetes encontrados em várias produções da área arquivística disponibilizadas na internet, prevalecendo as iniciativas dos Órgãos oficiais como o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, todas devidamente citadas na Bibliografia. A seleção dos vocábulos primou por elencar os termos efetivamente utilizados no trâmite da comunicação administrativa da Prefeitura do Rio a fim de evitar uma lista demasiado grande e exaustiva já que a terminologia arquivística é muito extensa. Esperamos que este Glossário possa contribuir para um conhecimento mais padronizado sobre o tema, facilitando o trato do processo administrativo.
Acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.
Acessibilidade
Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.
Acesso
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.
Amostragem
Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.
Anexação
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.
Anexo
Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.
Apensação
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.
Apenso
Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo.
Apostila
Nota ou aditamento feito oficialmente em documento.
Armazenamento
Guarda de documentos em local apropriado.
Armazenamento (Documento Digital)
Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.
Arquivamento
(1) Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
(2) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.
Arquivo
(1) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
(2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.
Arquivo Digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.
Arquivo Corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Arquivo Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.
Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
Assinatura
Nome de uma pessoa ou a sua representação, feito de próprio punho sobre um documento para indicar sua autoria ou avalizar seu conteúdo.
Assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.
Assinatura Eletrônica
(1) Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.
(2) Registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura.
Autenticação
(1) Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.
(2) Ato do responsável pela captura do documento que garante que o conteúdo capturado equivale ao documento original.
Autenticidade
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade de documentos arquivísticos envolve três aspectos: legal, diplomático e histórico. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
a) Identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracteriza como único e o diferencia de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo); e
b) Integridade: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.
Autoridade Certificadora
Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infra-estrutura de Chaves Públicas – ICP.
Averbação
Anotação oficial em documento que o altera ou complementa.
Backup
Cópia de segurança em meio eletrônico. Ver Cópia de Segurança
Banco de Dados
Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa específico.
Base de Dados
Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.
Captura
Incorporação de documento nato-digital ou digitalizado a sistemas informatizados de produção de documentos digitais.
Certificação Digital
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.
Certificado Digital
Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora, que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação
Chave Pública
Chave matemática formada por uma sequência de dígitos, usada para criptografia assimétrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente por certificado digital e utilizada para verificar Certificado de Autenticidade assinaturas digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.
Classificação quanto ao Grau de Sigilo
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada “classificação de segurança”.
Código de Classificação De Documentos
Instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.
Cópia
Resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação.
Cópia autenticada
Cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, possui fé pública.
Cópia de Segurança
Cópia feita com vistas a restaurar as informações no caso de perda ou destruição do original
Cossignatário
Aquele que assina documento com outrem, ou seja, segunda ou terceira pessoa a assinar o documento.
Criptografia
Método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer sua forma original.
Dado
Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.
Desapensação
Separação de documento ou processo juntado por apensação.
Descarte
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. Ver também eliminação.
Desclassificação
Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. Ver também classificação quanto ao grau de sigilo.
Desentranhamento
Ato de retirar um documento dos autos.
Destinação
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também tabela de temporalidade.
Digitalização
Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.
Diplomática
Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da confidencialidade e autenticidade dos documentos.
Documento
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.
Documento Digital
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Ver também documento eletrônico.
Documento digitalizado
Documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos.
Documento Eletrônico
Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico.
Documento nato-digital
Documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a) nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
b) capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento;
Dossiê
Unidade documental que não tramita, em que se reúnem documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.
Eliminação
Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.
Espécie documental
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
Expediente
Unidade documental que tramita para informar e/ou acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado.
Gestão da informação
Administração do uso e circulação da informação, com base na teoria ou ciência da informação.
Gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.
Grau de sigilo
Gradação de sigilo atribuída a um documento em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecê-lo. Ver também Classificação quanto ao grau de sigilo.
Indexação
Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.
Informação
Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento.
Juntada
(1) Apensação ou anexação de um processo a outro.
(2) Junção de documentos a um processo.
Minuta
Versão preliminar de documento sujeita à aprovação. Ver também original.
Original
(1) Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.
(2) Versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Ver também minuta.
OCR
Técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual, de forma a permitir, por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto.
Perfil de Acesso
No Processo.Rio existem alguns perfis que definem a relação do usuário com determinado processo ou expediente, os mais comuns são:
a) Gestor – referente ao dono do processo/expediente
b) Interessado – geralmente parte do processo, permite ao usuário com este perfil ter acesso a documentos restritos.
c) Revisor – responsável pela revisão do documento. Este perfil é excluído a partir da assinatura do documento.
d) Liquidante – marca o liquidante de um processo
e) Autorizador – marca o autorizador de um processo
Plano de Classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também Código de classificação de documentos.
Prazo de eliminação
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados
Prazo de guarda
Prazo definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.
Prescrição
Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.
Processo
Unidade documental, de caráter decisório, em que se reúnem, por solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa.
Processo Eletrônico
Sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados.
Processo Híbrido
Conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.
Protocolo
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Prontuário
Unidade documental que não tramita, em que se reúnem documentos de natureza diversa relativos a uma pessoa física ou jurídica.
Rascunho
Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento. Ver também minuta.
Recolhimento
Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida.
Recuperação da informação
Identificação ou localização da informação desejada. Ver também Sistema de Recuperação da Informação.
Sistema de Informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação.
Sistema de Recuperação da Informação
Conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.
Sobrestar
Ato de suspender, temporariamente, o andamento de um processo que esteja na dependência de outro documento ou ação que lhe dê continuidade.
Subscritor
No Processo.Rio é o signatário ou aquele que assina um documento.
Tabela de Temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.
Tipo documental
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
No Processo.Rio existem dois tipos documentais: o processo administrativo e o expediente. Este último reúne todas as demais espécies documentais (ofício, memorando, circular, etc.).
Tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
Volume de Processo
Constitui-se em nova pasta aberta em continuidade ao processo. Parte integrante do processo. No Processo.Rio um volume é encerrado a cada 200 folhas.
10 – Histórico de Revisões
11 – Referência Bibliográfica
https://siga.jfrj.jus.br/siga/arquivos/apostila_sigaex.pdf
http://portaltj.tjrj.jus.br/documents/10136/1889730/manual-sistema-siga-doc.pdf
https://sigadoc.infraero.gov.br/siga/arquivos/MANUAL_SIGA_DOC_USUARIO.pdf
https://www.documentos.spsempapel.sp.gov.br/siga/arquivos/Manual-Basico-de-Operacoes-Sistema-SP-Sem-Papel-Documentos-Digitais.pdf
http://www.rio.rj.gov.br/dlstatic/10112/185333/DLFE-193326.pdf/RH_manual_redacao_oficial_2009.pdf
Arquivo Nacional, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, 2005. Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br> Acesso em: 04 de jul. de 2020.
CONARQ, Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais, 2014. Disponível em: <http://www.conarq.gov.br> Acesso em: 04 de jul. de 2020.
Governo do Estado de São Paulo. São Paulo sem Papel. Disponível em: <http://www.prodesp.sp.gov.br/Hotsite-Sem-Papel/noticias/noticia-0002-2019-08-26.html> Acesso em: 04 de jul. de 2020.
Governo Federal. Glossário sobre documentos arquivísticos digitais. Disponível em: <https://portalsei.uffs.edu.br/gestao-documental/glossario-de-gestao-de-documentos> Acesso em: 04 de jul. de 2020.
Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Software Público Brasileiro. Disponível em: <https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-protocolo-e-arquivo/glossario#:~:text=SEI%3A%20Sistema%20Eletr%C3%B4nico%20de%20Informa%C3%A7%C3%B5es,aos%20processos%20e%20documentos%20administrativos> Acesso em: 04 de jul. de 2020.
São Paulo. DECRETO N. 64.335, DE 31 DE JULHO DE 2019. Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas. Disponível em <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2019/decreto-64355-31.07.2019.html>. Acesso em: 04 de jul. de 2020.
