1.1 Requisitos para Execução

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1.2 URL de Acesso

https://processo.rio/

Esta é a página inicial do Processo.Rio onde você encontrará informações úteis sobre o sistema. Para o acesso em si, clique no botão ACESSAR O SISTEMA.

1.3 Identificação do Usuário

• A identificação é composta da sigla do seu Órgão, seguido do código de faixa de matrícula, conforme tabela constante no subitem 1.3.2 e da sua matrícula sem o prefixo.

Exemplo da composição da identificação:

Órgão: Empresa Municipal de Informática S.A

Sigla: IPL

Faixa de Matrícula (FM): 2

Matrícula: 612.345-6

Para este usuário, a identificação para acessar o sistema será: IPL26123456

1.3.1 Relação de Órgãos com as respectivas Siglas e Faixas de Matrículas:

1.4 Senha de Acesso ao Sistema

1.4.1 Primeiro acesso

O usuário deverá clicar na opção “Sou um novo usuário” na tela de login.

Na sequência, informe a Identificação do usuário nos termos do item 1.3 deste Manual e o CPF.  Clique no botão OK e o sistema enviará para o e-mail corporativo uma mensagem com a senha. Esta senha poderá ser trocada.

1.4.2 Trocando a senha

Após acessar o Sistema com a senha recebida através do e-mail institucional ou do Órgão, o usuário poderá realizar a troca da senha.

Esta opção é selecionada em: MENU => Administração => Trocar senha.

2.1 Área de Trabalho da Tela Inicial

Esta tela funciona como uma espécie de resumo da “Mesa Virtual”. Nela encontram-se todos os documentos que estão sob a responsabilidade do usuário logado e que estejam em sua Unidade Administrativa aguardando alguma tratativa.

2.1.1 Identificando a Área de Trabalho

• Expedientes e Processos Administrativos: Exibe o quantitativo de documentos por tipo de Situação do usuário logado ou de outros usuários habilitados na sua Unidade Administrativa..

• Situação: Apresenta todos os estados em que se encontram o expediente ou processo administrativo.

• Atendente: Indica o quantitativo dos Expedientes e Processos Administrativos que estão sob a responsabilidade do usuário logado.

• Lotação: Identifica o quantitativo dos Expedientes e Processos Administrativos que estão sob a responsabilidade da sua Unidade Administrativa.

• Mesa Virtual: Exibe os documentos que aguardam alguma atuação do usuário logado ou de outros usuários habilitados na sua Unidade Administrativa.

• Pesquisar: Permite acessar o módulo de consulta de um determinado documento.

• Criar Documento: Permite acessar o módulo de criação de um determinado documento.

2.1.1.1 Módulos Expedientes e Processos Administrativos

a) Coluna Situação

As situações listadas nesta coluna aplicam-se a ambos os tipos de documentos: Expedientes ou Processos Administrativos.

• Em Elaboração

Nesta situação ficam localizados os documentos (expedientes e processos) que estão na fase de elaboração, com uma numeração temporária (TMP), indicando sua condição de rascunho, por exemplo: TMP-1234567, até serem finalizados. Enquanto permanecerem na situação de “EM ELABORAÇÃO” podem ser editados ou excluídos.

• Como Subscritor

Nesta situação serão apresentados os documentos (expedientes e processos) que estão em elaboração pelo usuário logado ou quando o usuário for indicado como cossignatário, após a assinatura do documento.

• Pendente de assinatura

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) que foram finalizados pelo usuário logado responsável pela assinatura do documento que está sendo produzido ou até o servidor designado por ele, como subscritor no momento da elaboração, assinar o documento.

• Caixa de Entrada (Digital)

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado ou sua lotação. Após visualizados, serão considerados recebidos automaticamente.

• A Devolver

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado e que devem ser devolvidos obedecendo o prazo determinado pelo remetente.

• A Devolver (Fora do Prazo)

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados para o usuário logado e que o prazo para devolução expirou.

• Aguardando Devolução

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados, que tenham tido o prazo de devolução não expirado, estipulado pelo usuário logado ou sua lotação.

• Aguardando Devolução (Fora do Prazo)

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados, que tenham tido o prazo de devolução expirado, estipulado pelo usuário logado ou sua lotação.

• Aguardando Andamento

Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) que estão aguardando para serem tramitados, despachados ou arquivados. Estes documentos não podem mais ser excluídos ou editados.

• Transferido Digital (equivalente à tramitados)

Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) tramitados e que ainda não foram recebidos / abertos pelo usuário ou lotação de destino.

• Revisar

Nesta situação encontram-se os documentos (expedientes e processos) que poderão ser revisados pelo COSSIGNATÁRIO, antes da finalização e assinatura do SUBSCRITOR.

• Como Gestor (Autorizador e Liquidante)

Nesta situação, encontram-se documentos (expedientes e processos) nos quais o usuário tem o perfil definido como gestor.

• Como interessado

Apresenta a relação de documentos (expedientes e processos) em que o usuário tenha sido marcado como interessado. Ver também item “DEFINIR MARCADOR”.

• Como Revisor

Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) nos quais o usuário foi marcado com revisor. Após a assinatura do documento a definição de perfil é cancelada automaticamente pelo sistema e o usuário deixa de ser revisor.

• Sobrestado

Nesta situação, encontram-se os documentos (expedientes e processos) que foram suspensos temporariamente, aguardando uma ação que lhe dê continuidade.

b) Coluna Atendente

Esta coluna apresenta todos os documentos (expedientes e processos) que estão diretamente relacionados ao usuário logado.

c) Coluna Lotação

Esta coluna apresenta todos os documentos (expedientes e processos) que estão na lotação do usuário, incluindo os documentos que necessitam de tratamento por ele. Não apresenta a quantidade total de documentos do Órgão e sim somente da sua Lotação.

2.1.1.2 Mesa Virtual   

Na tela inicial do sistema, clique no botão MESA VIRTUAL.

Uma nova tela será apresentada com os documentos (expedientes e processos) agrupados por situação, e que constam direcionados a sua matrícula ou lotação, onde você poderá gerencia-los.

Para abrir um documento, clique no código dele.

2.1.1.3 Pesquisando um Documento

2.1.1.3.1 Pesquisa rápida (Barra Azul)

Neste campo é possível realizar a pesquisa de um documento utilizando somente o seu número.

Para os documentos do seu órgão, não é necessário informar o órgão, tão pouco é necessário digitar os zeros do número do documento. Ex.: estando na IPLANRIO, pode-se pesquisar pelo documento número “IPLANRIO-MEM-2020/00008” ou então digitando somente “MEM-2020/8”.

Observação: caso o documento não exista, nenhuma mensagem é apresentada.

2.1.1.3.2 Pesquisar Documentos  

Na tela inicial do sistema, clique no botão PESQUISAR.

Nesta tela você poderá consultar todos os documentos (expedientes e processos) que constam na plataforma, por formas variadas de busca. Não é necessário o preenchimento de todos os campos para efetuar a busca. (VER TÓPICO PRINCIPAIS SITUAÇÕES DOS DOCUMENTOS).

O campo órgão virá preenchido, com a informação do usuário logado. Preencha os campos desejados, não sendo necessário o preenchimento de todos eles, e clique no botão BUSCAR.

Uma tela de Documentos Encontrados será apresentada. Caso queira abrir o documento, clique no número dele.

2.1.1.4 Criar Documentos

 Na tela inicial do sistema, clique no botão CRIAR DOCUMENTO.

Uma tela de “NOVO” será apresentada, onde poderão ser criados diversos modelos de documentos (expedientes e processos).

1. Modelo

Existem diversos modelos que podem ser utilizados para criação de documentos (expedientes e processos). Selecione um dos modelos predefinidos.

• Despacho

É um expediente em que uma autoridade administrativa formula uma decisão, um encaminhamento em processo ou outro documento submetido à sua apreciação ou deliberação. Geralmente, o despacho baseia-se em parecer ou informação.

 Os despachos podem ter caráter decisório, que encerra a matéria em pauta por uma decisão administrativa. Ou interlocutório, que não resolve a questão principal, encaminhando à autoridade competente ou à outra unidade administrativa o documento submetido à sua apreciação, com informações auxiliares à decisão final.

Caso seja necessário fazer referência a uma informação anterior, utilize o número do documento, em seu despacho. Quando da visualização deste despacho, será apresentado como um hiperlink.

• Documento Externo

É um expediente produzido fora do ambiente do Processo.Rio. Este pode ser em papel ou em meio eletrônico. Ex.: Uma Nota Fiscal de um prestador de serviço.

• Informação

É um expediente que registra a manifestação do servidor visando prestar esclarecimentos, elucidar aspectos de uma situação ou fato e subsidiar a tomada de decisões. Usado para instruir um processo ou expediente. Independente da relação hierárquica entre emissor e receptor.

• Memorando

É um expediente de correspondência interna, utilizado na comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, independentemente da relação hierárquica entre emissor e receptor.

Serve não só para transmitir informações, solicitar esclarecimentos ou providências, mas também para encaminhar, expor projetos, ideias e diretrizes para o Serviço Público.

• Ofício

É um expediente de correspondência cuja finalidade é estabelecer a comunicação dos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares, para tratar de assuntos técnicos ou administrativos.

• Parecer

É um expediente utilizado para emitir um juízo sobre assunto submetido à apreciação. Contém pronunciamento, determinação, recomendação e fundamentos legais, em que se apoia a decisão a ser tomada por autoridade competente, implicando solução favorável ou desfavorável.

• Planta

A planta é um desenho em escala que mostra a relação entre as características físicas vistas de cima. Ela fornece uma maneira de visualizar como as pessoas vão se mover no ambiente.

• Processo Administrativo

Tem por finalidade tratar de questões administrativas de rotina tais como processos de sindicância, diárias e passagens, dentre outros e que não sejam atendidas nos outros modelos de processos que são apresentados no seu perfil.

• Origem

Este campo classifica as formas de cadastro do documento quanto à sua origem: Interno Produzido ou Interno Folha de Rosto. O Interno produzido são os documentos produzidos pelo Sistema Processo.Rio. O Interno Folha de Rosto são documentos produzidos pelo sistema Processo.Rio, cujo o teor é composto por um documento do antigo SICOP, onde poderemos citar a numeração original deste documento.

•  Acesso

Este campo atribui aos documentos o nível de acesso à informação contida nele. Esta escolha deve estar de acordo com os princípios da Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011), que tem a observância da publicidade como regra e do sigilo como exceção.

A tabela abaixo apresenta as opções de níveis de acesso disponíveis no sistema e seus conceitos:

• Subscritor

Este campo identifica o responsável pela assinatura do documento. O nome do servidor informado neste campo será registrado ao final do documento.

• Substituto

Esta opção ao ser marcada, permite registrar os dados do Titular que está sendo representado pelo Subscritor em um modelo de documento específico.

• Personalizar

Ao marcar esta opção, indique a Função, ou a Lotação que você deseja que substitua as suas informações cadastrais.

• Destinatário

Este campo identifica para quem se destina o expediente ou processo administrativo.

O cadastro do destinatário poderá ser realizado através do preenchimento de um dos campos abaixo:

• Matrícula: para selecionar nome ou matrícula do servidor.
• Órgão Integrado: para selecionar uma lotação
• Órgão Externo: para selecionar um Órgão cadastrado na tabela de Órgãos Externos.
• Campo Livre: para preenchimento quando o destinatário não constar de nenhuma das outras opções.

• Preenchimento automático

Este campo possibilita o cadastro de modelo de documento rotineiramente utilizado. Para utilizar esta funcionalidade deve-se preencher e conferir os dados, selecionar a opção “adicionar”, atribuir um nome para o documento e apertar ok. O seu modelo de tema será salvo para uso futuro.

Também estão disponíveis as opções: Alterar e Remover.

• Classificação

Este campo deve ser preenchido obrigatoriamente com o código da classificação documental. A classificação tem a função de informar o assunto do documento e o seu prazo de guarda, de acordo com a Tabela de Temporalidade Vigente.

•  Texto a ser inserido no corpo do documento

Este campo é para edição do texto a ser registrado no documento.

Com relação a fonte de letra, de acordo com o estilo escolhido, o tamanho da fonte será modificado. Para “Título”, tamanho 20; para “Subtítulo”, tamanho 16; para o “com recuo”, tamanho 12.

• OK

Esta opção finaliza a edição do documento.

• Ver Documento

Esta opção permite visualizar rapidamente o texto do documento.

• Ver Impressão

Esta opção permite visualizar o documento diagramado para impressão.

As seguintes operações são aplicáveis aos expedientes e processos.

• Anexar

É a ação de integrar um arquivo externo ao documento. Após a execução desta ação o arquivo passa tramitar junto ao documento, como se fosse único. Só poderão ser anexados arquivos eletrônicos em formatos não-proprietários ou de padrões abertos, como por exemplo: PDF, TIFF, JPG, ODF aplicações baseadas no XML, etc., de tamanho inferior a 10 MB, ou seja, não é permitido o uso de arquivos com as extensões DOC, DOCX, XLS, XLSX, etc.

• Apensar

É a ação de juntar temporariamente um processo ou expediente a outro, desde que possuam matérias semelhantes, sem que este, no entanto, seja parte integrante dele, fazendo com que os dois documentos tramitem juntos por um determinado período. Este procedimento é indicado quando a decisão a respeito de um, requeira informações que estejam nos documentos do outro processo, mantendo as características individuais de cada um.

• Autenticar

É a ação que comprova a autenticidade de que um documento original ou que uma cópia reproduz fielmente o original, feita por uma pessoa jurídica com autoridade para tal (servidor público, notário, autoridade certificadora), naquele determinado momento.

• Autuar

É ação que permite reunir documentos em forma de processo. A partir da autuação, é gerado um número de processo.

• Assinar

É a ação que permite assinar o documento temporário, tornando-o não mais editável, criando assim a numeração definitiva.

• Anotar

É a ação que permite inserir uma pequena observação ao documento. A anotação será exibida nas movimentações do documento, podendo ser excluída a qualquer tempo pelo usuário que a criou.

• Cancelar

É a ação que torna o documento assinado SEM EFEITO. Uma vez que o documento é assinado, este não pode ser mais editado. Por esse motivo, se for necessário fazer alguma alteração em seu conteúdo, este deverá ser cancelado. O cancelamento só pode ser feito pelo subscritor e este estando de posse do documento.

Para ser cancelado, o documento não pode estar juntado / apensado ou ter documentos juntados / apensados.

• Criar Via

O Sistema permite que sejam criadas até 24 (vinte e quatro) vias de um mesmo documento. Entretanto, a criação de vias só é recomendada nos casos em que estas sejam consideradas extremamente necessárias. É bom saber que cada uma das vias criadas seguirá como um documento totalmente independente dos demais. Caso sejam criadas vias adicionais, é possível efetuar ações, por meio da opção VER MAIS, o usuário obtém a visão geral do andamento de cada via do documento que foi criada, bem como os respectivos recursos disponíveis para cada uma dessas vias, tais como: Anotar, Ver Dossiê, Incluir Documento, Tramitar e Arquivar Corrente.

• Criar Subprocesso

Subprocesso ou Documento Filho é considerado “filho” do processo principal. Os subprocessos são adotados para dar celeridade às rotinas de pagamentos de notas fiscais, aditamentos contratuais, etc. Por meio do subprocesso, é possível dividir o conjunto principal (documento-pai), em subconjuntos com independência de movimentação.

Exemplo: um processo do tipo EIO, cujo objeto seja a contração de serviços a serem prestados de forma continuada. Enquanto, no processo principal (Documento-Pai), ficam os contratos e os aditamentos, no Subprocesso (Documento-Filho), ficam as notas fiscais e seus pagamentos. Dessa forma, o processo principal (documento-pai) pode ser enviado, por exemplo, para área de Contratos para trâmites de aditamento contratual, e o subprocesso (documento-filho) para área responsável pelo pagamento de notas fiscais.  É importante lembrar que o subprocesso, apesar de ser parte integrante do processo principal, é considerado um documento independente, com tramitação própria. Caso seja necessário, pode-se apensá-lo ao processo principal para que tramitem juntos. Além disso, o processo principal e o subprocesso podem ter um ou mais volumes.

• Definir Marcador

É ação que permite a escolha de marcadores segundo a legislação vigente para este tema. Exemplo: Decreto Nº 2477 de 25 de janeiro de 1980.

• Desentranhar 

É a ação que permite retirar um documento do corpo processual, deixando-o independente novamente. Esta operação gera uma Certidão de Desentranhamento. Este documento indica as páginas que foram retiradas do documento principal, quem realizou essa ação, a data e o motivo. A certidão pode ser consultada em VER DOSSIÊ. Ao desentranhar um documento, sua classificação documental não retorna à antiga, ou seja, é mantida a mesma classificação do documento em que ele havia sido juntado.

• Duplicar

É a ação que permite duplicar o conteúdo de um expediente ou processo para elaboração de um novo documento, sem que o original seja modificado. O novo documento recebe uma numeração temporária (TMP) e pode ser editado

• Editar

É a ação que permite o usuário a voltar para a tela de edição do documento. Essa funcionalidade só pode ser realizada enquanto o documento não estiver assinado.

• Excluir

É a ação que permite excluir o documento temporário do sistema, não sendo possível recuperá-lo. É importante lembrar que essa opção só é possível pelo fato dele ainda ser temporário.

• Encerrar Volume

Os processos criados com o meio de tramitação físico possuem a opção encerrar Volume. Ao realizar essa operação, uma Certidão de Encerramento de Volume é adicionada ao Processo e o volume é encerrado. Ao executar a opção Abrir Novo Volume, o volume anterior é apensado ao novo, fazendo com que ambos tramitem juntos.

• Finalizar

É a ação que torna o documento pronto para ser assinado. O sistema gerará uma numeração definitiva para o documento. Outra forma de finaliza-lo é quando o mesmo é assinado. Ao assinar, este documento será finalizado automaticamente.

• Incluir Cópia

É a ação que permite juntar uma cópia de outros documentos já existentes no Processo.Rio ao documento que está sendo produzido ou despachado.

• Incluir Documento

É a ação que permite criar e juntar qualquer outro tipo documental ao documento em andamento, tais como despacho, memorando e parecer. Ao selecionar a opção incluir documento, o sistema carregará a tela de criação de um novo documento com o campo modelo já preenchido com o despacho, por ser este o tipo documental mais utilizado para dar andamento aos expedientes e processos. Entretanto, o usuário pode selecionar qualquer outro documento da listagem.

• Indicar Para Guarda Permanente

É a ação que permite fazer o arquivamento permanente da via, gerando um protocolo de arquivamento, que pode ser acessado através de um link na movimentação. É possível desfazer o arquivamento permanente ou desarquivá-lo.

• Incluir Cossignatário

É a ação que permite incluir um segundo subscritor, ou mais, como responsáveis por assinar o documento, desde que este ainda não tenha sido assinado.

• Juntar

É quando um documento é juntado definitivamente a outro que por sua natureza dele deva fazer parte integrante. A peça juntada será colocada após a última folha de continuação e numerada segundo a ordem sequencial existente no processo principal.

• Reclassificar

É a ação que permite modificar a classificação do documento (assunto), justificando o motivo do ato.

• Redefinir Acesso

Esta ação permite alterar o nível de acesso à informação contida no documento.

• Registrar Publicação do Boletim

É a ação que registra a data da publicação de um documento no Diário Oficial.

• Sobrestar

É a ação que permite suspender, temporariamente, o andamento de um documento que esteja na dependência de outro documento ou ação que lhe dê continuidade.

As regras para sobrestar um documento são:

• O documento tem que estar assinado.

• Não pode estar arquivado.
• Não pode estar em trânsito.
• Não pode estar sem efeito.
• O usuário tem que estar com o documento.

• Ver Dossiê

É a ação que permite visualizar todo o conteúdo do documento (despachos, anexos e documentos vinculados). Permite a exibição no navegador, em PDF e em tela cheia.

Visualizar Movimentações: clicando neste local, volta-se para a tela inicial do documento.

Preferência: Formatos de visualização:

Inicialmente, clique no nome do documento – a esquerda, e depois no formato a ser exibido

• HTML

• PDF

As marcas do QR-Code e do código de barras do documento serão apresentadas.

• PDF sem marcas

As marcas do QR-Code e do código de barras do documento não serão apresentadas.

• Ver Impressão

É a ação que permite visualizar exatamente como será impresso o documento.

• Ver Mais

É a ação que permite visualizar todos os eventos que o processo sofreu durante sua construção e trâmite, tais como: criação, apensação, juntada, encerramento de volume, transferência, recebimento etc.

• Vincular

É a ação que permite fazer referência cruzada entre documentos que tratam do mesmo assunto ou se complementam. Diferentemente da função juntar, a função vincular apenas disponibiliza um link para acesso ao outro documento.

Esta ação pode ser realizada por qualquer pessoa e os documentos podem estar em locais diferentes. Os documentos devem estar na situação AGUARDANDO ANDAMENTO.

• Incluir Arquivos Auxiliares

Com seu documento aberto, esta funcionalidade encontra-se na parte inferior direita da tela.

A funcionalidade Arquivos Auxiliares tem por objetivo de substituir a necessidade de enviar arquivos por e-mail no Processo.Rio, não fazendo, entretanto, parte do expediente ou processo. Você pode incluir arquivos de qualquer tipo / extensão de até 10Mb, cada um.

Por meio desta funcionalidade, é possível inserir no Processo.Rio o arquivo eletrônico do documento no formato original, equivalente ao que foi inserido em PDF, possibilitando assim, a edição do arquivo original pelo destinatário e a inserção de nova versão, em PDF, no dossiê do documento.

Para incluir um arquivo auxiliar clique no “+” em “Arquivo Auxiliares”.

3.1 Procedimento para Elaboração de Processo

1. Criar um Processo

Existem duas formas de criação de processos. São elas:

• Na página inicial, clicar no botão Criar Documento. Em seguida, escolha um dos modelos de processos disponíveis, de acordo com os procedimentos de criação de documentos explicado anteriormente.

• Abrindo um documento já existente, selecione a opção Autuar. Você será direcionado a criar um novo documento. Então, escolha o tipo de processo correspondente. Desta forma, um documento do tipo processo será gerado, e o documento inicial será juntado no interior do mesmo.

1. Criar um despacho

Estando na página inicial, selecione o documento que deseja dar continuidade na coluna “Aguardando Andamento”.

Abra o documento e localize o botão “Incluir Documento”. Escolha o modelo apropriado. Desta forma um documento “Novo” será iniciado. Preencha todos os campos e no campo “Texto do Despacho” escolha umas das opções disponíveis. Caso não tenha a ação desejada, selecione a opção “Outro” e escreva no campo abaixo o conteúdo desejado. Ao término, selecione OK.

Um expediente temporário “TMP” será criado. Clique em “Assinar”. Observe que no momento da assinatura a opção “Juntar” no rodapé aparecerá selecionada, indicando que este despacho será juntado ao seu processo. Pressione a opção Assinar. Coloque a sua senha e pressione OK.

O expediente receberá a denominação “DES” (de despacho). Ao final do expediente, surgirá a informação de que este despacho está juntado ao documento principal. Clique neste número do documento que será exibido com o documento juntado para proceder a tramitação.

Após o documento estar assinado, o mesmo assumirá o status “Aguardando Andamento”.  Neste momento é possível escolher a opção “Tramitar”. Será apresentada a seguinte tela:

Preencha com os dados do destinatário, que pode ser por Matrícula, Órgão integrado (Unidade Administrativa) ou Externo. Na caixa seguinte, você poderá digitar o código correspondente, caso saiba o destino da sua tramitação, ou pesquisar esta informação.

Opcionalmente, você pode estabelecer, para seu controle, uma data de devolução do documento que será apresentada na tela inicial. Você poderá acompanha-la na situação A DEVOLVER. Essa data tem apenas efeito informativo.

Após o preenchimento destes dados, escolha a opção OK. A tramitação foi realizada.  Os documentos já tramitados aparecem na situação “Transferido (Digital)”, na tela inicial do sistema.

Após a tramitação, o documento apresentará um diagrama que exibe informações sobre as tramitações ocorridas com o mesmo.

Neste diagrama de tramitação, posicionando-se o mouse sobre qualquer figura, será apresentado o nome da Unidade Administrativa. A figura apresentada em vermelho, é o local atual do documento. As setas, em conjunto com os números, indicam a ordem da tramitação.

Caso o usuário realize uma tramitação para algum órgão equivocadamente, essa ação poderá ser desfeita, utilizando o recurso “Desfazer Transferência”.

Os documentos recebidos estão na situação “Caixa de Entrada (Digital)”. Clicando no indicador numérico, é apresentada a lista com os respectivos documentos.

Para receber o documento, simplesmente clique no número do documento para abri-lo. Neste momento, o recebimento foi realizado e não é apresentada nenhuma mensagem de confirmação.

Existem várias tarefas, que dependendo do perfil do usuário, podem ser realizadas “em lote” ou seja, os documentos selecionados serão afetados da mesma forma.

Para exibir o menu onde poderão ser selecionadas as tarefas de transferência em lote, clique no botão pesquisa. O seguinte menu será apresentado:

Para executar estas tarefas, clique em Documentos.

Uma vez selecionada alguma das opções, será exibida uma lista de documentos aptos a sofrerem a ação.

7.1 Receber em Lote

Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:

PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Receber em Lote.

7.2 Assinar em Lote

Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:

PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Assinar em Lote.

7.3 Arquivar em Lote

Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:

PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivar em Lote.

7.4 Arquivar Intermediário em Lote

Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:

PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivo Intermediário em Lote.

7.5 Arquivar Permanente em Lote

Para executar estas tarefas, acesse as funcionalidades em:

PESQUISAR→ DOCUMENTOS → Arquivar Permanente em Lote.

Todos os documentos produzidos, recebem um código que permite a verificação da sua autenticidade, após terem sido assinados.

No rodapé do documento, é possível utilizar o QR-Code que está no canto esquerdo, ou o link de acesso com o número.

Uma terceira forma para checar a autenticidade do documento, é estando na Landing Page, clicar em VERIFICAR AUTENTICIDADE e seguir os procedimentos da tela.

O presente Glossário é fruto da necessidade do entendimento correto dos termos relativos ao processo administrativo associado neste momento também à vertente do processo eletrônico, visto que a Prefeitura do Rio está implantando essa tecnologia com o Processo.Rio no âmbito da Administração Direta e Indireta.

Esse trabalho é a compilação literal dos verbetes encontrados em várias produções da área arquivística disponibilizadas na internet, prevalecendo as iniciativas dos Órgãos oficiais como o Arquivo Nacional e o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, todas devidamente citadas na Bibliografia. A seleção dos vocábulos primou por elencar os termos efetivamente utilizados no trâmite da comunicação administrativa da Prefeitura do Rio a fim de evitar uma lista demasiado grande e exaustiva já que a terminologia arquivística é muito extensa. Esperamos que este Glossário possa contribuir para um conhecimento mais padronizado sobre o tema, facilitando o trato do processo administrativo.

Acervo
Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Acessibilidade
Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.

Acesso
Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.

Amostragem
Técnica de seleção em que, de um dado conjunto de documentos, elege-se um subconjunto representativo do todo.

Anexação
Juntada, em caráter definitivo, de documento ou processo a outro processo na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

Anexo
Documento ou processo juntado, em caráter definitivo, a outro documento ou processo, eventualmente de mesma procedência, por afinidade de conteúdo.

Apensação
Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

Apenso
Documento ou processo juntado a processo sem, contudo, passar a integrá-lo.

Apostila
Nota ou aditamento feito oficialmente em documento.

Armazenamento
Guarda de documentos em local apropriado.

Armazenamento (Documento Digital)
Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.

Arquivamento
(1) Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos.
(2) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento, cessada a sua tramitação.

Arquivo
(1) Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
(2) Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos.

Arquivo Digital
Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.

Arquivo Corrente
Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

Arquivo Intermediário
Conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco frequente, que aguarda destinação.

Arquivo Permanente
Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

Assinatura
Nome de uma pessoa ou a sua representação, feito de próprio punho sobre um documento para indicar sua autoria ou avalizar seu conteúdo.

Assinatura digital
Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento.

Assinatura Eletrônica
(1) Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.
(2) Registro realizado eletronicamente, por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura.

Autenticação
(1) Atestação de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas legais de validação.
(2) Ato do responsável pela captura do documento que garante que o conteúdo capturado equivale ao documento original.

Autenticidade
Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade de documentos arquivísticos envolve três aspectos: legal, diplomático e histórico. A autenticidade é composta de identidade e integridade.
a) Identidade: conjunto dos atributos de um documento arquivístico que o caracteriza como único e o diferencia de outros documentos arquivísticos (ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo); e
b) Integridade: capacidade de um documento arquivístico transmitir exatamente a mensagem que levou à sua produção (sem sofrer alterações de forma e conteúdo) de maneira a atingir seus objetivos.

Autoridade Certificadora
Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infra-estrutura de Chaves Públicas – ICP.

Averbação
Anotação oficial em documento que o altera ou complementa.

Backup
Cópia de segurança em meio eletrônico. Ver Cópia de Segurança

Banco de Dados
Conjunto de dados relacionados entre si, estruturados em forma de base de dados, gerenciado por programa específico.

Base de Dados
Conjunto de dados estruturados, processados eletronicamente, e organizados de acordo com uma sequência lógica que permite o acesso a eles de forma direta, por meio de programas de aplicação.

Captura
Incorporação de documento nato-digital ou digitalizado a sistemas informatizados de produção de documentos digitais.

Certificação Digital
Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.

Certificado Digital
Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora, que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação

Chave Pública
Chave matemática formada por uma sequência de dígitos, usada para criptografia assimétrica, criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada publicamente por certificado digital e utilizada para verificar Certificado de Autenticidade assinaturas digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.

Classificação quanto ao Grau de Sigilo
Atribuição a documentos, ou às informações neles contidas, de graus de sigilo, conforme legislação específica. Também chamada “classificação de segurança”.

Código de Classificação De Documentos
Instrumento de trabalho utilizado para classificar por assunto todo e qualquer documento produzido ou recebido, com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Cópia
Resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação.

Cópia autenticada
Cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, possui fé pública.

Cópia de Segurança
Cópia feita com vistas a restaurar as informações no caso de perda ou destruição do original

Cossignatário
Aquele que assina documento com outrem, ou seja, segunda ou terceira pessoa a assinar o documento.

Criptografia
Método de codificação de dados segundo algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer sua forma original.

Dado
Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo, passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.

Desapensação
Separação de documento ou processo juntado por apensação.

Descarte
Exclusão de documentos de um arquivo após avaliação. Ver também eliminação.

Desclassificação
Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta, no todo ou em parte, documento anteriormente sujeito a grau de sigilo. Ver também classificação quanto ao grau de sigilo.

Desentranhamento
Ato de retirar um documento dos autos.

Destinação
Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também tabela de temporalidade.

Digitalização
Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

Diplomática
Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da confidencialidade e autenticidade dos documentos.

Documento
Unidade de registro de informações, qualquer que seja o formato ou o suporte.

Documento Digital
Documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. Ver também documento eletrônico.

Documento digitalizado
Documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos.

Documento Eletrônico
Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico.

Documento nato-digital
Documento produzido originariamente em meio eletrônico, podendo ser:
a) nativo, quando produzido pelo sistema de origem;
b) capturado, quando incorporado de outros sistemas, por meio de metadados de registro, classificação e arquivamento;

Dossiê

Unidade documental que não tramita, em que se reúnem documentos de natureza diversa, para uma finalidade específica.

Eliminação
Destruição de documentos que, na avaliação foram considerados sem valor permanente. Também chamada expurgo de documentos.

Espécie documental
Divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.

Expediente

Unidade documental que tramita para informar e/ou acolher manifestações, podendo estar ou não acompanhado de outros documentos, reunidos em torno de uma atividade, demanda ou interessado.

Gestão da informação
Administração do uso e circulação da informação, com base na teoria ou ciência da informação.

Gestão de documentos
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

Grau de sigilo
Gradação de sigilo atribuída a um documento em razão da natureza de seu conteúdo e com o objetivo de limitar sua divulgação a quem tenha necessidade de conhecê-lo. Ver também Classificação quanto ao grau de sigilo.

Indexação
Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras- chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Informação
Elemento referencial, noção, idéia ou mensagem contidos num documento.

Juntada
(1) Apensação ou anexação de um processo a outro.
(2) Junção de documentos a um processo.

Minuta
Versão preliminar de documento sujeita à aprovação. Ver também original.

Original
(1) Documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar.
(2) Versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Ver também minuta.

OCR
Técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o formato textual, de forma a permitir, por exemplo, edição e pesquisa no conteúdo do texto.

Perfil de Acesso
No Processo.Rio existem alguns perfis que definem a relação do usuário com determinado processo ou expediente, os mais comuns são:
a) Gestor – referente ao dono do processo/expediente
b) Interessado – geralmente parte do processo, permite ao usuário com este perfil ter acesso a documentos restritos.
c) Revisor – responsável pela revisão do documento. Este perfil é excluído a partir da assinatura do documento.
d) Liquidante – marca o liquidante de um processo
e) Autorizador – marca o autorizador de um processo

Plano de Classificação
Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também Código de classificação de documentos.

Prazo de eliminação
Prazo fixado em tabela de temporalidade ao fim do qual os documentos não considerados de valor permanente deverão ser eliminados

Prazo de guarda
Prazo definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso, em que documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção.

Prescrição
Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

Processo

Unidade documental, de caráter decisório, em que se reúnem, por solicitação de autoridade competente, documentos de natureza diversa, que tramitam no decurso de uma ação administrativa.

Processo Eletrônico
Sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados.

Processo Híbrido
Conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão.

Protocolo
Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Prontuário

Unidade documental que não tramita, em que se reúnem documentos de natureza diversa relativos a uma pessoa física ou jurídica.

Rascunho
Esboço que serve de base para a elaboração final de um documento. Ver também minuta.

Recolhimento
Entrada de documentos públicos em arquivos permanentes com competência formalmente estabelecida.

Recuperação da informação
Identificação ou localização da informação desejada. Ver também Sistema de Recuperação da Informação.

Sistema de Informação
Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e provêm acesso à informação.

Sistema de Recuperação da Informação
Conjunto de procedimentos, normalmente automatizados, pelos quais referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados de maneira tal que possam ser recuperados em resposta a questões específicas.

Sobrestar
Ato de suspender, temporariamente, o andamento de um processo que esteja na dependência de outro documento ou ação que lhe dê continuidade.

Subscritor
No Processo.Rio é o signatário ou aquele que assina um documento.

Tabela de Temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.

Tipo documental
Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. São exemplos de tipos documentais cartas precatórias, cartas régias, cartas-patentes, decretos sem número, decretos-leis, decretos legislativos, daguerreótipos, litogravuras, serigrafias, xilogravuras.
No Processo.Rio existem dois tipos documentais: o processo administrativo e o expediente. Este último reúne todas as demais espécies documentais (ofício, memorando, circular, etc.).

Tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.

Volume de Processo
Constitui-se em nova pasta aberta em continuidade ao processo. Parte integrante do processo. No Processo.Rio um volume é encerrado a cada 200 folhas.

https://siga.jfrj.jus.br/siga/arquivos/apostila_sigaex.pdf

http://portaltj.tjrj.jus.br/documents/10136/1889730/manual-sistema-siga-doc.pdf

https://sigadoc.infraero.gov.br/siga/arquivos/MANUAL_SIGA_DOC_USUARIO.pdf

https://www.documentos.spsempapel.sp.gov.br/siga/arquivos/Manual-Basico-de-Operacoes-Sistema-SP-Sem-Papel-Documentos-Digitais.pdf

http://www.rio.rj.gov.br/dlstatic/10112/185333/DLFE-193326.pdf/RH_manual_redacao_oficial_2009.pdf

Arquivo Nacional, Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, 2005. Disponível em:  <http://www.arquivonacional.gov.br> Acesso em: 04 de jul. de 2020.

CONARQ, Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais, 2014. Disponível em: <http://www.conarq.gov.br> Acesso em: 04 de jul. de 2020.

Governo do Estado de São Paulo. São Paulo sem Papel. Disponível em: <http://www.prodesp.sp.gov.br/Hotsite-Sem-Papel/noticias/noticia-0002-2019-08-26.html>  Acesso em: 04 de jul. de 2020.

Governo Federal. Glossário sobre documentos arquivísticos  digitais. Disponível em: <https://portalsei.uffs.edu.br/gestao-documental/glossario-de-gestao-de-documentos> Acesso em: 04 de jul. de 2020.

Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Software Público Brasileiro. Disponível em: <https://softwarepublico.gov.br/social/sei/manuais/manual-do-protocolo-e-arquivo/glossario#:~:text=SEI%3A%20Sistema%20Eletr%C3%B4nico%20de%20Informa%C3%A7%C3%B5es,aos%20processos%20e%20documentos%20administrativos> Acesso em: 04 de jul. de 2020.

São Paulo. DECRETO N. 64.335, DE 31 DE JULHO DE 2019. Institui o Programa SP Sem Papel, seu Comitê de Governança Digital e dá providências correlatas. Disponível em <https://www.al.sp.gov.br/repositorio/legislacao/decreto/2019/decreto-64355-31.07.2019.html>. Acesso em: 04 de jul. de 2020.